Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)

8. Iratkezelés napjainkban

- iratkölcsönzési napló (betekintésre, tanulmányozásra átadott, majd az irattárba visszahelyezett iratok nyilvántartója). b) Az irattár belső segédletei - az irattári törzskönyv, - raktári jegyzék, - szervtörténeti tájékoztató, - raktártopográfiai térkép. Az irattári törzskönyv az irattár hiteles alapnyilvántartása: egy adott időszakra tükrözi az irattári anyag teljességét (az irattárba kerülés sorrendjében), s alapul szolgálhat minden egyes irattári segédlet felfektetéséhez. Segítségével az irattáros számon tudja tartani a teljes iratanyagot, választ tud adni arra a kérdésre, hogy a keresett irat az irattár őrizetében van-e. A raktári jegyzék a középszinten rendezett iratanyag leltára, mely bármilyen irattári rendszerben irattározott anyag számbavételét lehetővé teszi, az irattáros munkáját jelentősen megkönnyíti. Hasznosságát növeli, hogy az őrzés helyére, raktárrészre, állványra, polcra is utal. A készítésével kapcsolatos előírások hasonlóak, mint a levéltári iratok esetében. A szervtörténeti tájékoztató az iratanyag alapján a fondképzőről való tájékoztatást szolgálja. Azon fontosabb szabályzatok, ügyrendek, szervezeti és működési szabályzatok, vezérigazgatói utasítások, stb. alapján készíthető, amelyek a szerv történetére, felépítésére vonatkoznak. A tájékoztató vonatkozik a jogelőd szervekre is. A központi irattárban dolgozóknak az iratok átvételén, selejtezésén, állagmegóvásán, levéltári átadásra történő előkészítésén túl is vannak felelősségteljes iratkezelési feladatai, így többek közt az iratokba történő betekintés biztosítása, már irattárba helyezett iratok újbóli kiadása, kikölcsönzése és alkalmanként hiteles másolat készítése. Az iratkezelési munka egyik legfontosabb fázisa a felesleges iratok eltávolítása, a selejtezés. A vállalatok, intézmények irattári anyagának azon részét, amely nem történeti értékű, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, ki kell selejtezni. A selejtezés éppen az ügyvitelben továbbra is szükséges és a történeti értékű iratok szabályszerű megőrzése érdekében történik. Ugyanis így jobban lehet biztosítani elhelyezésüket és fellelhetőségüket. Az irattárban őrzött bármelyik iratot csak selej-