Dóka Klára: Levéltárkezelői ismeretek : Oktatási segédanyag a tanfolyami hallgatók részére (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 7. Budapest, 2001)
8. Iratkezelés napjainkban
- felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak, - évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására. A III. fejezet a küldemények átvételével, érkeztetésével és felbontásával kapcsolatos teendők megfogalmazásához nyújt mintát. A IV. fejezet az iratok nyilvántartásáról szól. Újdonság, hogy az iktatás hagyományos (kézi) módja mellett bekerült az elektronikus (számítógépes) iktatás, külön rendelkezés tartalmazza a nem papíralapú, elektronikus adathordozón készült, érkezett iratok iktatásának módját. A mintaszabályzat V. fejezete az ügyintézés folyamatában előforduló iratkezelési feladatokat a VI. fejezet az elintézett ügyiratokkal kapcsolatos feladatokat sorolja fel. Az iratok megőrzése, a nem selejtezhető iratok fenntartásának biztosítása a megfelelő irattárakon, irattározási gyakorlaton múlik. A mintaszabályzat utolsó fejezete a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, megszűnése, hivatal, munkakör átadása esetén szükséges intézkedéseket tartalmazza, ezek: - A helyi önkormányzat feladatkörének megváltoztatása, valamint községalakítás, községegyesítés, községegyesítés megszüntetése esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról. - Ha a valamely önkormányzat egyes feladatait egy másik önkormányzat vagy szervezet veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra, ügyirat-darabokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irat útia az ügyvitelben Az előző fejezetben ismertetett rendelkezések előírásai alapján az egyes intézmények, vállalatok iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a választott forma jól szolgálja az adott szerv rendeltetésszerű működését, feladatainak gyors és eredményes megoldását, valamint tevékenységének hatékony ellenőrzését. Három különböző iratkezelési rendszert különböztetünk meg: központosított, osztott és vegyes szerkezetű iratkezelést.
