Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

bíróság döntésére vonatkozó határozott kérelmet. Ha a keresetet szóban terjesztik elő, a kérelmet jegyzőkönyvbe kell foglalni, amelyet a bíróság munkatársa és a kérelmező aláírása hitelesít. A keresethez — szükség szerint — okiratokat csatolnak, az eljárás folyamán pedig az akta meghatalmazásokkal, szakértői véleményekkel, tanúkihallgatási jegyzőkönyvekkel, idézésekkel, illetve azok tértivevényével stb. gyarapodik. A bíróság tárgyalásáról szintén jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és a tárgyaló tanács elnöke aláírásával hitelesít. (Ha a jegyzőkönyv szövege több ívre terjed, az egyes íveket össze kell fűzni.) A tárgyaláson meghozott és kihirdetett határozatot (ítélet, végzés) szintén írásba kell foglalni és annak eredeti példányát a tárgyalási jegyzőkönyvhöz kell fűzni. A bíróságokon a tárgyalások és az ülések nyilvántartására tárgyalási naplót kell vezetni, mégpedig úgy, hogy abból a tárgyalási napok és a tárgyait ügyek száma, továbbá az egyes ügyekben meghozott határozat lényege kitűnjön. A helyi bíróságokon e célból perkönyvet vezetnek. A bírósági kezelőiroda minden beadványt és iratot bejegyez a lajstromba. (Az ügy kezdő iratokat a lajstrom soron következő új ügyszáma alatt, az utóiratokat a kezdő irat ügyszámánál kell lajstromozni.) A vállalatok üzleti ügyeinek intézése során keletkező leggyakoribb iratféleség a levelezés. A termeléshez, üzemeléshez szükséges áruk és anyagok beszerzése, illetve a létrehozott termékek értékesítése a vállalati ügyvitel, ezen belül az adminisztráció egyik legfontosabb feladata. A megrendelés tartalmazza a vevő üzletkötési szándékát és az ajánlott feltételeket, ha az eladó válaszlevelében (visszaigazolásában) a feltételeket elfogadja, létrejön a szerződés, amely esetleges utólagos vita során az igazságszolgáltatás alapját képezi. A vállalat terjeszkedése, bővítése, korszerűsítése megköveteli a különböző építési és műszaki tervdokumentáció elkészítését és őrzését. A termelés elképzelhetetlen lenne a termelési folyamathoz kapcsolódó technikai leírások, szabadalmak stb. nélkül, amelyek különböző tanulmányok, illetve hang- és képdokumentumok, videoklippek stb. tartoznak De — amint az előző fejezetben már említettük — A Társasági Törvény kötelező erővel elő is írja egyes iratfajták készítését, folyamatos vezetését, így mindenekelőtt társasági szerződés (alapszabály) készítését, a cégbírósági bejegyzésre vonatkozó okirat megőrzését, az év végén mérleg vagy vagyonkimutatás készítését stb. Ezen túlmenően a korlátolt felelősségű társaság taggyűléséről, illetve a részvénytársaság közgyűléséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a jegyzőkönyvvezető és két jegyzőkönyv-hitelesítő aláírása hitelesít. A törzsbetétekről, üzletrészekről, a kibocsátott