Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

időszakban volt, - amelynek nyilvántartása az adatot tartalmazza. A hatósági bizonyítványt a kérelem előterjesztésétől számított 8 napon belül, írásban kell kiadni. Tartalmát, ellenkező bizonyításáig, mindenki köteles elfogadni. Kiadását az államigazgatási szerv megtagadhatja, ha: - kiadási jogszabályba ütközik, - az igazoltatni kívánt adat más okirattal bizonyítható, - az ügyfél a bizonyítvány felhasználásának célját nem tudja megindokolni vagy valótlan adat igazolását kéri. Az államigazgatási szerv törvényben (törvényerejű rendeletben) vagy kormányrendeletben meghatározott esetben az ügyfél adatainak és jogainak rendszeres igazolására hatósági igazolványt ad ki. A hatósági igazolványban csak a jogszabályban meghatározott bejegyzés tehető. Ellenkező bizonyításig az abban foglaltakat mindenki köteles elfogadni. Az államigazgatási szerv a jogszabályban meghatározott adatokat nyilvántartja. Az állampolgárok adatainak nyilvántartását csak törvény vagy kormányrendelet írhatja elő. A nyilvántartás és az alapjául szolgáló iratok adatait csak a jogszabályban meghatározott szervnek és személynek lehet a tudomására hozni. A hatósági ellenőrzés az államigazgatási eljárás sajátos jogintézménye, amelynek során az államigazgatási szerv ezt hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtása érdekében végzi. A hatósági ellenőrzésről az ügyfelet előzetesen értesíteni kell, kivéve, ha ez az ellenőrzés eredményességét veszélyeztetné. Ennek során az államigazgatási szerv a szükséges helyiségbe (területre) beléphet, az iratokat megtekintheti, a tárgyat megvizsgálhatja, a munkafolyamatot (tevékenységet) megfigyelheti, az ügyféltől és képviselőjétől felvilágosítást kérhet és egyéb bizonyítást folytathat le. Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az az ügyfél munkáját, rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. A hatósági ellenőrzést követően a megkeresett szerv köteles a megkeresést érdemben megvizsgálni és saját intézkedéséről vagy ennek mellőzésének okáról az államigazgatási szervet 30 napon belül tájékoztatni.