Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

domoból, az ügyben érdekelt tisztviselők véleményét tartalmazó feljegyzésből, az ügyféllel, társintézménnyel folytatott tárgyalásokról készített feljegyzésekből, az elintézés tervezetéből és az intézkedésből (amely utóbbi kettő gyakran egybeesik). Az aktában tehát együtt találhatók az egy ügyre vonatkozó belső használatú iratok, a beérkezett levelek, a kimenő levelek. Ha az akta tárgya szerint valamely oklevél (szerződés) előkészítését szolgálja, úgy az aktában az oklevél és az előkészítő iratai is együtt találhatók néha, de az okleveleket és az aktákat többnyire külön sorozatokban őrzik. Az oklevél és az akta tehát szinte feltételezi egymást, de amíg az 1526 előtti időből Magyarországon szinte csak oklevelek maradtak, az 1526 utáni időben viszont — az ügyintézés, ügykezelés átalakulása következtében is — egyre tömegesebben maradtak fenn akták az akkor létrejött nagy kormányszervek irattáraiban, a Mohács utáni kort ezért — levéltári szempontból — az akták korának is nevezzük. A levél egyszerű írásbeli közlés, amely a címzettnek valamit hírül ad, általában a magánjellegű, a küldő és a címzett közötti személyes kapcsolat írásos lecsapódása. Ugyanakkor a levelek és az akták között nem húzható éles határ, mivel személyes hangvételű levelek is érinthetnek hivatalos ügyeket (lásd az egyes miniszterelnökök félhivatalos levelezését). Másrészt átvitt értelemben a különböző szervek közötti írásos kapcsolattartást is levelezésnek nevezzük. A dosszié az egy-egy levelező partnerrel való írásos érintkezés, vagy rá vonatkozó minden feljegyzésnek az egy-egy ügyhöz tartozó iratokra való tekintet nélkül kronológiai sorrendben való együttes tárolása, az akta-formán való túllépést jelentette. Elsősorban az üzleti életben vált általánossá. A géppel írt és géppel olvasható iratokhoz tartoznak a különböző lyukkártyák és lyukszalagok, a mágneses szalagok és mágneses lemezek újabban általánossá váló sokasága. (ad 5.) Az iratképzők jellege szerint szoktunk beszélni köziratokról, illetve magániratokról. Közirat a keltezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely közfeladatot ellátó szerv működése során keletkezett vagy keletkezik, illetve közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik; ezeket hivatalos iratoknak is szoktuk nevezni. A köziratot vagy hivatalos iratokat az iratképző szerv jellegének megfelelően szoktuk fogalmilag csoportosítani. így az államhatalmi, igazgatási feladatokat ellátó szervek iratait kormányzati iratoknak, a jogszolgáltatást ellátó szervek iratait bírósági iratoknak, a gazdasági tevékenységet folytató szervek iratait gazdasági iratoknak, az