Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)
I. Igazgatási ismeretek
ra, differenciálásra adnak lehetőséget. Kötelező jelleggel a törvény csak a köziratok vonatkozásában intézkedik, de természetesen szó sincs arról, hogy a magánszférában keletkező és maradandó vagy történeti értékű iratokkal, azok archiválásával ezentúl a levéltárak (közlevéltárak) nem foglalkoznak. A magántulajdonú iratanyag kezelésével, megóvásával kapcsolatos lehetőségeket, kereteket a megváltozott tulajdonviszonyokra való tekintettel a törvény újra szabályozta, új lehetőséget, keretet alakított ki. (ld: Ltv. 31-32. §) A köziratokra vonatkozó iratkezelési előírások A korábbi szabályozáshoz képest igen lényeges eltérés, hogy az új Ltv. kiemelten, a törvény szövegében, önálló fejezetben sorolja fel a hatálya alá tartozó szervezetek iratkezelésére vonatkozó alapvető elveket, feladatokat, teendőket. Ezek szerint a közfeladatot ellátó szerv köteles: (1) a) a hozzá érkezett és az általa készítet iratokat az érkezés, illetve a keletkezés időpontjában nyilvántartásba venni; b) a nyilvántartás és az ahhoz kapcsolódó — az irattári anyag áttekinthetőségét szolgáló — ügyviteli segédleteket levéltári célra is használható módon vezetni; c) az ügyintézés során a selejtezhető, valamint a maradandó értékű, s ezért nem selejtezhető iratokat az irattári terv megfelelő tételébe besorolni, a tétel jelét az iraton feltüntetni, és azt a nyilvántartásba bejegyezni; d) a nála keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését lehetővé tevő eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazni; e) az elintézett ügyek iratait — az irattári terv szerinti rendszerezés és válogatás pontosságának ellenőrzése mellett — irattárában elhelyezni, s irattári anyagának szakszerű és biztonságos megőrzéséről, valamint használatra bocsátásáról gondoskodni; f) irattári anyagának selejtezhető részét, az irattári tervben megjelölt irattári őrzési idő letelte után, a szerv nem selejtezhető iratainak átvételére jogosult közlevéltár (a továbbiakban: illetékes közlevéltár) engedélyével kiselejtezni; g) a nem selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratokat a kapcsolódó nyilvántartásokkal és segédletekkel együtt — a 12. §-ban előírtak szerint — saját költségén az illetékes közlevéltárnak átadni.
