Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek : Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamokrésztvevői és oktatói számára. 2. bővített kiadás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 6. Budapest, 2000)

I. Igazgatási ismeretek

Irattári terv: rendszerbe foglalja azokat az irattári tételeket (tárgyi csoportokat) melyek szerint a szerv az iratait csoportosítja. A szerv ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítja az irattári tételeket, hogy az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják, és az iratselejtezést is megkönnyítsék. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat az ügyvitel igényeinek megfelelően további csoportokra lehet bontani. Meghatározza, hogy mely irattári tételek iratai nem selejtezhetők, illetve hogy mikor adandók levéltárba, valamint azt, hogy mely tételek, s hány év után selejtezhetők. Az iratképző szerv feladata A tvr. a hatálya alá tartozó szervek — állami, szövetkezeti, társadalmi szervezetek és más jogi személyek — számára a levéltári anyag védelme s a hozzájuk fűződő ügyviteli és levéltári érdek biztosítása végett elrendelte az iratkezelés célszerű rendszerének kialakítását. Az iratkezelés szabályozásának elveit a 30/1969. (IX. 2.) Korm. sz. rendelet „Irányelvek az iratkezelés szabályozásához" című melléklete tartalmazza. A rendelet előírja, hogy a szerv köteles iratkezelésének és irattárának irányítására és ellenőrzésére egy vezető állású személyt megbízni — ő az iratkezelés rendjéért felelős vezető. (Általában az igazgatási és jogi osztály vezetője, a vezető jogtanácsos, vagy a gazdasági igazgató.) Az irattárosi feladatok ellátására pedig irattárost alkalmazni. Országos, megyei, vagy közvetlen felügyelete alatt álló szervnél irattáros munkakört csak középiskolai végzettséggel és irattárosi képesítéssel rendelkező személy tölthet be. A szerv vezetője köteles az iratkezeléshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket biztosítani, (pl. íróanyag, íróeszköz, irattároló anyag), valamint tűz, víz, növényi és állati kártevők ellen biztosított irattárat fenntartani és betartatni az iratkezelésre vonatkozó érvényes jogszabályokat. A kormányrendelet 1971. jan. 1-jei hatállyal elrendelte az iratkezelési szabályzatok kiadását. Új szerv létesítése esetén a szabályzatok kiadására a működés megkezdését követően 6 hónapot engedélyezett. A kormányrendelet által eredetileg adott határidő túlságosan rövidnek bizonyult, s így a 34/1970. (IX. 13.) Korm. r. az iratkezelési szabályzatok — továbbiakban szabályzat — kiadásának határidejét 1972. jan. 1-jére módosította.