Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

III. rész A mikrofilmgyűjtemény kezelése

lománykímélő mikrofilmeket is őriznek. (Biztonsági filmről beszélünk az esetben, ha a film egyetlen példányban készült azzal a céllal, hogy az eredeti irat esetleges károsodása esetén annak adatait megmentse. A biztonsági filmet az eredeti iratanyaggal együtt őrizni nem szabad. Állományvédelmi film egy olyan filmmásolat, amely rendszerint a biztonsági példányról azért készül, hogy a kutatók ne az eredeti anyagot koptassák, hanem a film segítségével végezzék a kutatást, és ezzel az eredetit kíméljék.) Felépítési rendszer 10. A mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszere eltér az eredeti iratanyag esetében megszokottól. Amíg az eredeti iratanyag esetében a rendezés és az utólagos elhelyezés iratokig lemenőén bármikor viszonylag könnyen megoldható, ez a több felvételt őrző mikroformáknál megoldhatatlan. Minthogy a mikrofilmek utólagos rendezése csak igen szűk korlátok között valósítható meg, ezért a mikrofilmgyűjtemény felépítési rendszerének alapja általában a gyarapodás sorrendje. (Esetleges kivételre lásd a 12. pontot.) — A mikrofilmgyűjteményben a 35/16 mm széles filmek tekercsei jelentik az őrzési egységeket. Ezeket állománybavételük rendjében 1-től kezdődően folyamatos sorszámmal kell ellátni. Ezt a számot a filmdobozon fel kell tüntetni, továbbá a filmtekercs elejére és végére (nem a vezetőfilmre, hanem a felvételeket megelőző üres tekercsrészre) fekete filctollal rá kell írni. — Ha egy filmtekercs mind negatív, mind pedig pozitív példányban megvan, célszerű ezeket ugyanazzal a tekercsszámmal ellátni. Ilyen esetben a sorszám mellett az egyiket N (negatív), a másikat pedig P (pozitív) betűkkel is meg kell jelölni. 11. Ha valamilyen sajátos szempont (pl. az anyakönyvi, vagy az iratképzőktől átvett filmek) indokolja, új sorozat (sorozatok) is létesíthetők. Ez azonban csak akkor indokolt, ha az új sorozat előreláthatóan 10-20 éven belül több száz vagy néhány ezer tekercsre számíthat. (Az Országos Levéltár kb. 65 ezer tekercset felölelő filmtárában a különálló sorozatok száma nem éri el a tizet.) 12. A filmeknek a tekercseken történő elhelyezésénél arra kell törekedni, hogy egy tekercsen lehetőleg csak egy levéltári intézmény csak egy törzsegységének (fondjának, állagának) anyagáról készült felvételek legyenek. Ha egy növedék nem tesz ki egy teljes tekercset, úgy későbbi növedéket lehet utólag a régebben érkezett filmhez kiegészítőlég elhelyezni (utánaragasztani).