Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

4. Munkanapló vezetése a felvételezésről Mivel a mikrofilmezés alatt levő levéltári állagok folyamatos és visszamenőleges nyilvántartásának biztosítása érdekében praktikusabb a géphez és nem személyhez kötött munkanapló vezetése, azaz felvételezés tekintetében munkanaplójuk a gépeknek és nem a felvételezőknek van. Ez annyit jelent, hogy ha egy-egy gépen cserélődik a felvételező (ami elvileg nemkívánatos, de lehet szükségmegoldás), nem viszi magával a munkanaplóját, hanem azét a gépét vezeti tovább, melyen felvételez. Minden gép felvételezője köteles a géphez kapcsolódó munkanaplót folyamatosan (naponta, munka közben) vezetni. A munkanapló több célt szolgál: a/ biztosítja a film felhasználásának ellenőrzését, hl biztosítja a felvételező munkateljesítményének folyamatos és visszamenőleges ellenőrzését, cl folyamatosan és visszamenőleg lehetővé teszi annak megállapítását, hogy melyik gépen, mikor, milyen levéltári anyag került felvételezésre, mekkora felvételszámmal, ál több felvételező esetén, hogy mikor, ki felvételezett, e/ a műhely valamennyi gépén vezetett munkanapló heti vagy havi összesítése útján könnyen, folyamatosan figyelemmel kísérhető az egész mikrofilmmühely felvételezési tervteljesítése. A következő rovatok javasoltak: Nyersfilm felhasználás alrovatai: dátum, átvett mennyiség, felhasznált mennyiség: felvételezésre: pótlásra: próbára: Napi dátum Levéltári jelzet (előkészítő adja meg, lehet a törzsszám) Tekercsszám Felvételszám tól-ig (egy-egy levéltári egység felvételszáma) Tekercs felvételszáma