Levéltári mikrofilmezés : Módszertani ajánlás (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 5. Budapest, 2000)

II. rész A levéltári anyag mikrofilmezésének szakmai követelményei

replő adatoknak megfelelően tünteti fel. A mikrofilmezésre történő műhelybeli előkészítés első lépéseként a levéltári jelzetet kell — a rendelkezésre álló levéltári segédletekkel történő egybevetéssel — ellenőrizni. Eltérés vagy probléma esetén a teljes és pontos jelzetet az iratanyag őrzőjével kell rögzíttetni. Mikrofilmre csak teljes és pontos, tehát érvényes jelzet kerülhet. Ezt követően az előkészítő a filmre kerülő teljes jelzetet rávezeti az ügyiratra, rögzítve a változás indokát és az érvényes jelzetet megállapító személy nevét is. Ez a munkafázis az előkészítés egyik legfontosabb része, ez biztosítja azt a követelményt, amelyre a bevezetés is utalt, nevezetesen, hogy a mikrofilm tükrözze az eredeti iratanyag szerkezetét és pontos levéltári jelzetét. Fontos ez a munkafázis azért is, mert a mikrofilmen az adatok megmásíthatatlanul rögzítődnek. Javítási lehetőség nincs, nem úgy mint az eredeti anyag jelzetelésénél, ahol radírozással vagy átragasztással lehet még változtatni. Ha a mikrofilmre kerülő levéltári jelzetbe hiba csúszik, ez a hiba a mikrofilm további kezelésében, állománybavételében, nyilvántartásában állandó és egyre növekvő nehézségeket fog okozni. 3. A felvételezésnél felhasználandó táblák és címcédulák elkészítése A táblák és címcédulák (a mikrofilm sajátosságainak figyelembevételével) a filmre vett levéltári anyagban való tájékozódást szolgálják. Az eredeti levéltári anyag esetében egy doboz, csomó vagy kötet kézbevételekor szinte egyetlen átfogó pillantással megállapítható, mely levéltár, mely fonójának, mely állagát (állagrészét) tartjuk kezünkben. Egy tekercs mikrofilm esetében az iratanyag elé fényképezett tájékoztató táblák adnak eligazítást. A levéltári állagon (állagrészen) belüli tájékozódást — kisebb egységekre tagolva a felvételek sorát — a címcédulák szolgálják. A táblák, ül. címcédulák szövegének olyan méretűnek kell lennie, hogy szabad szemmel is olvasható legyen a mikrofilmen, feleslegessé téve a tájékozódáshoz olvasókészülék használatát. A táblák tehát a mikrofilmezendő levéltári fond, állag (állagrész) állandó, filmtekercseken át nem változó adatait tartalmazzák, a címcédulák pedig a mikrofilmezésben előrehaladva a soron következő, a levéltári állagon belüli kisebb levéltári egységről