Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

tartozik. Ilyen vonatkozásban foglalkoztunk velük „Az iratok szerepe mindennapi életünkben" című fejezetben is.) Az államigazgatási szerv a jogszabályban meghatározott adatokat nyilvántartja. Az állampolgárok adatainak nyilvántartását csak törvény vagy kormányrendelet írhatja elő. A nyilvántartás és az alapjául szolgáló iratok adatait csak a jogszabályban meghatározott szervnek és személynek lehet a tudomására hozni. A hatósági ellenőrzés az államigazgatási eljárás sajátos jogintézménye, amelynek során az államigazgatási szerv ezt hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtása érdekében végzi. A hatósági ellenőrzésről az ügyfelet előzetesen értesíteni kell, kivéve, ha ez az ellenőrzés eredményességét veszélyeztetné. Ennek során az államigazgatási szerv a szükséges helyiségbe (területre) beléphet, az iratokat megtekintheti, a tárgyat megvizsgálhatja, a munkafolyamatot (tevékenységet) megfigyelheti, az ügyféltől és képviselőjétől felvilágosítást kérhet és egyéb bizonyítást folytathat le. Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az az ügyfél munkáját, rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. Jogszabálysértés megállapítása esetén az eljáró szerv köteles a szükséges intézkedéseket megtenni, így különösen: - hatósági jogkörét gyakorolni, - az ügyfél, az érdekképviseleti vagy a felettes szerv figyelmét felhívni a tapasztalt jogszabálysértésre, , - más államigazgatási szervet intézkedés végett megkeresni, - fegyelmi, szabálysértési, polgári büntető vagy egyéb eljárást kezdeményezni, A hatósági ellenőrzést követően a megkeresett szerv köteles a megkeresést érdemben megvizsgálni és saját intézkedéséről vagy ennek mellőzésének okáról az államigazgatási szervet 30 napon belül tájékoztatni. (Bikki István)