Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
A képviselet célja az államigazgatási eljárásban az, hogy az ügyfél helyett vagy mellett, eljárási cselekményeket végezzenek az ügyfél érdekében. Képviselet igénybevétele akkor lehetséges, ha jogszabály nem írja elő az ügyfél személyes eljárását. Ebben az esetben helyette törvényes képviselője vagy meghatalmazottja is eljárhat. Az olyan ügyfél részére, aki ismeretlen helyen tartózkodik vagy ügyében nem tud eljárni és nincs törvényes képviselője, meghatalmazottja, a gyámhatóság ügygondnokot rendel ki. A kizárás vagy összeférhetetlenség jogintézménye arra szolgál, hogy biztosítható legyen az ügy elbírálásának pártatlansága. Ennek megfelelően az ügyintéző saját ügyének elintézésében nem vehet részt. A felsőbb fokú érdemi döntésben nem vehet részt az az ügyintéző, aki a határozat meghozatalában alsóbb fokon részt vett, illetve az ügyben tanúvallomást tett, szakértőként járt el. Az eljárásban az sem vehet részt ügyintézőként, akitől az ügy tárgyilagos megítélése nem várható el. Amennyiben a kizárási ok az államigazgatási szerv vezetőjével, a (fo)polgármesterrel, a (főjegyzővel, a megyei jogú város kerületi hivatalának vezetőjével szemben merül fel, akkor főszabályként a felettes szerv által kijelölt ügyintéző vagy szerv jár el. A kérelem előterjesztésétől illetve az eljárás hivatalból történő megindításától számított harminc napon belül kell meghozni az érdemi határozatot. Ennél rövidebb elintézési határidőt bármely jogszabály, hosszabbat pedig csak törvény, kormányrendelet állapíthat meg. Testületi szerv döntését legkésőbb a következő ülésén meg kell hozni. Az elintézési határidő indokolt esetben egy ízben és legfeljebb harminc nappal meghosszabbítható. Kérelemre indult eljárás esetén erről az ügyfelet értesíteni kell. Aki a határnapon nem jelent meg, illetve a határidőt elmulasztotta, az eljáró államigazgatási szervnél igazolási kérelmet terjeszthet elő. Jogszabály elrendelheti azt, hogy a határozat meghozatala előtt más államigazgatási szerv, a szakhatóság előzetes hozzájárulását kell beszerezni. A szakhatóság a megkeresésnek általában 15 napon belül köteles eleget tenni. Akinek személyes meghallgatása az eljárás során szükséges, az arra kötelezhető, hogy az államigazgatási szerv előtt megjelenjen. Az ügyfél azonban nem kötelezhető megjelenésre az általa kezdeményezett eljárásban. Az idézést általában úgy kell közölni, hogy az idézett azt a meghallgatását megelőzően legalább öt nappal megkapja. Amennyiben az ügyfél nem idézhető vagy idézése nem szükséges, a tanú és a szakértő
