Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
A levéltári anyag használatának állományvédelmi kérdései Kezelés, mozgatás Az állomány minél hosszabb ideig jó állapotban való megőrzésének egyik alapfeltétele, hogy a levéltári anyaggal közvetlen kapcsolatba kerülő valamennyi dolgozó ismerje a károsodások elkerülésének módjait, és ezeket mindennapi munkájában alkalmazza. Ezáltal természetesen csökken a drága restaurálási eljárások iránti igény is. A különböző anyagok kezelésére, jellegüktől függően, más és más a helyes megoldás. Az úgynevezett egylapos dokumentumok nagyon változatos formákban fordulhatnak elő: kiterítve, hajtogatva, foltekerve, kis méretben, nagy méretben, az egyformák együtt tárolva vagy másféle dokumentumok között stb. A térképek és tervrajzok kezelése (méretük miatt) különösen sok károsodás forrása lehet. A levéltári kötetek többnyire nagyok és nehezek, ezért mozgatásuk és használatuk során sok sérülés keletkezhet rajtuk. A fotók rossz minőségű lapokból álló albumokban, vagy az iratok között vegyesen tárolva, egyaránt erősen veszélyeztetettek. Az audiovizuális és a géppel olvasható dokumentumok látszólagos szilárdsága megtévesztő lehet, és ez használatuk során súlyos, jóvátehetetlen károsodást okozhat. Ugyanez vonatkozik a mikrofilmre is. A levéltári anyag helyes kezelése során az alábbi általános szempontok betartása segít elkerülni a sérülések keletkezését. - A polcon lévő levéltári anyag ne legyen 10-15 cm-nél közelebb a padló szintjéhez, mert így elkerülhető, hogy takarításnál beszennyeződjön, vagy megsérüljön. - Sosem szabad a padlóra tenni a levéltári anyagot, mert ott a legnagyobb a károsodás (fizikai sérülés, elázás) veszélye. - A tárolópolcok felületén ne legyenek sérülést okozó részek. - A könyveket általában függőlegesen állítva kell tartani, és nem szabad másik könyvet tetejükre rakva, megterhelni őket. - A nem teljesen megtöltött polcokon könyvtámaszokat kell használni, amelyek megakadályozzák azt, hogy a függőleges helyzetből kimozdulva deformálódjanak, megsérüljenek. A túl lazán álló könyvek ferdén állnak, a túl szorosan rakott könyvek pedig megsérülhetnek a ki- és berakáskor.
