Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A mikrofilrngyííjteményben egy-egy tekercs jelenti az őrzési egységet. Ezeket állománybavételük rendjében 1-gyel kezdődően folyamatosan mindig eggyel emelkedő sorszámmal kell ellátni. Ezt a számot a filmdobozon fel kell tüntetni, továbbá a filmtekercs elejére és végére a felvételeket megelőző üres filmrészre is célszerű ráírni. Ha egy tekercs mind negatív, mind pozitív példányban megvan, ugyanazzal a tekercsszámmal kell ellátni. Ilyen esetben a sorszám mellett fel kell tüntetni, hogy pozitív avagy negatív film van-e a filmdobozban. Ha valamilyen sajátos szempont (pl. az anyakönyvi, vagy az iratképzőktől átvett filmek) indokolja, új sorozat(ok) is létesíthető(k). Ez azonban csak akkor indokolt, ha az új sorozat előreláthatóan 10-20 éven belül több száz vagy néhány ezer tekercsre számíthat. Felvételezéskor mindenkor arra kell törekedni, hogy egy tekercsen lehetőleg csak egy levéltári intézmény csak egy törzsegységének (fonójának, állagának) anyagáról készült felvételek legyenek. Ha egy filmtekercsen belül több kisebb egység (állag) felvételei találhatók, úgy a tekercs tagolódására utalni kell (dobozszám melletti perszám). A 16 mm illetve 35 mm széles mikrofilmek önálló sorozatot is alkothatnak, de mivel orsóik átmérője azonos egy sorozatban is elhelyezhetők. A mikrofilmgyűjtemény használhatóságát az állománybavételkor készített illetve vezetett segédletek teszik lehetővé, Ezek: a filmjegyzék, a növedéki napló, az állagkartoték és a betűrendes mutató. - A filmjegyzék szolgáltatja legrészletesebben az adatokat a mikrofilmezett iratanyagról, azaz olyan középszintű levéltári segédlet, amely a mikrofilmezett levéltári anyagról annak a filmen elfoglalt rendjében a legkisebb raktári és a legkisebb tárgyi egységek szintjén ad tájékoztatást. - A növedéki napló rendeltetése azonos a levéltári naplóéval, de attól elkülönítetten kell vezetni. A napló az állománynyilvántartás eszköze és csak kivételképpen tekinthető kutatási segédletnek. Minden gyarapodásnak (tételnek) kell kapcsolatos ügyiratának lennie. A saját előállítás esetén az ügyiratot a növedéki napló tételszámának bejegyzésével célszerű lezárni.