Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

9. A LEVÉLTÁRI NYILVÁNTARTÁSOK A levéltárakban készülő különféle nyilvántartások vezetését minden részletre kiterjedően a LÜSZ szabályozta. Mint jeleztük, a jelenleg hatályos, 1995. évi levéltári törvény ezt hatályon kívül helyezte, de a kérdést szabályozó új miniszteri rendelet még nem jelent meg. így a nyilvántartások vezetése általában a korábbi normák szerint folyik tovább, viszont az idézett törvény néhány újnak vezetését is elrendelte bizonyos levéltárakban. Ismeretes az is, hogy bizonyos, nem kötelező nyilvántartások vezetését a levéltárak vezetői vagy a fenntartók maguk szabályozzák. Különösen gyakori ez a magánlevéltárak esetében. A nyilvántartásokat három nagy csoportra oszthatjuk: - az iratanyag gyarapodásának és fogyásának nyilvántartásai - az iratanyag mozgását dokumentáló nyilvántartások - a kutató- és ügyfélszolgálat nyilvántartásai Az iratanyag gyarapodásának és fogyásának nyilvántartásai Az iratanyag gyarapodását a hatályos levéltári jogszabályok határozzák meg. Az 1969. évi 27. tvr. értelmében a legáltalánosabb gyarapítási mód az illetékességből történő átvétel volt, amikor 15 éves őrzés után a levéltári anyagot létrehozó szerv: a fondképző, fonójának az ügyvitelben már nem használt részét átadta a fond végleges megőrzésére illetékes levéltárnak, illetőleg a levéltár átvette azt a szervtől. A levéltár a szerv vagy közvetlen jogelődje által létrehozott levéltári anyagot szabály szerint, csak rendezetten, az irattani részben említett átadás-átvételi jegyzék kíséretében vette át. Más jogcímen is kerülhetett levéltári anyag levéltári őrizetbe, ilyenek az iratvásárlás, az ajándékozás, a beszolgáltatás, a csere, a saját előállítás, a letét és a levéltári kezelésbevétel. A levéltárak nem szerezhettek meg állami tulajdont képező levéltári anyagot iratvásárlás útján. Megvásárolhattak azonban - a rendelkezésre álló anyagi fedezet keretein belül - olyan nem állami tulajdont képező levéltári anyagot, amely gyűjtőkörükbe tartozott. A levéltárak ugyanis azon az anyagon kívül, amelynek átvételére és megőrzésre illetékesek, olyan anyagot is vettek és ma is őriznek, amely az illetékességi körüknél tágabb gyűjtőkörükbe tartozott. így pl. valamennyi tanácsi levéltár gyűjtötte az