Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)
III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK
A mutató készítésének nehézségei a nevek írásmódjánál és a tárgyszavak kijelölésénél jelentkeznek. Míg az első kérdést már a mutató készítésének megkezdése előtt tisztázni kell, akárcsak a lajstrom vagy regeszta készítésénél, addig a tárgyszavak kijelölése további odafigyelést és következetességet igényel. Az itt felvetődő probléma nem speciális, ugyan az, mint egy nyomtatásban megjelenő munka esetén. Mindössze az a különbség, hogy a levéltári iratok lajstromozásánál, regesztázásánál annak készítőjét sokszor befolyásolja az irat keletkezésének korában használt kifejezés, így a tárgyszavakat a lajstrom és regeszta megfogalmazásában nem mindig tudjuk aláhúzással, automatikusan kijelölni, hanem megfelelő szinonimát kell helyette címszóként megadni. Különösen ügyelni kell a mutató-rendszerű segédletek készítésére a korszerű technika, a számítógép használata esetén. A gép a többszempontú visszakeresés biztosításával megsokszorozza a segédletek készítésébe fektetett energiákat. Nemcsak azzal, hogy az őrzési rendben beírt lajstromokat és regesztákat évrendbe vagy levelezési anyag esetén betűrendbe és azon belül évrendbe tudja sorolni, hanem tárgyszó kijelölés esetén ilyen rendszerbe is rendezni tudja anyagunkat. Ugyanakkor megnöveli a tárgyszavazó felelősségét, mert a gép nem értékeli a nyelvi sokszínűséget. A modern technika tehát csak a kartonok mechanikus besorolásától, további rendben tartásától kímél meg, a mutató készítés sokszor gyötrő és nehezen megoldható adatfelvételi problémájától nem. A számítógép a mutató készítést jelentősen megkönnyíti, de csak abból az anyagból tud dolgozni, amit mi rendelkezésére bocsátottunk. i Levéltári segédletek és a számítógép A levéltári segédletek számítógépes feldolgozásának célja olyan adatszerkezet létrehozása, amely a segédletből a többszempontú visszakeresés kívánalmainak megfelelő adatbázist alkot. Adatállomány, text-fájl létrehozásánál a soros elérés azt jelenti, hogy a számítógép a találat sorrendjében, egyesével jeleníti meg a keresett tárgyszót, hasonlóan a könyvbeli lapozáshoz. Lassú, és nem lehet egyszerre több szempontot megadni, kivéve, ha azok egymás után következő szócsoportot alkotnak. Jogos igény tehát a gyors, visszakeresési lehetőség. Ennek az igénynek a jól megtervezett adatbázisok felelnek meg, s a feladathoz illesztett számítógépes szoftverek az ún. adatbáziskezelők biztosítani tudnak.
