Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

levele Wsaly Péter, az esztergomi érsekség provizora számára 32. Kubinyi Jakab és Dyako György III. 19. (8 p.) jelentése a Tescheni hercegnek szóló levél továbbításáról. (Késmárki harmincad) 33. Torda Zsigmond 111.21.(4 p.) jelentése a felsó'magyarországi dicáról. (Zarkandy Pál, Bebek, Perényi Gábor, Maróthy János) (Kassa v., Borsod m., Gömör m., Torna m., Eger vár, Abaúj m.) A lajstrom készítésénél elsődleges szempont az, hogy kutatói segédletnek készül, ezért szabatos tárgymeghatározásra van szükség, de nem tartalmi kivonatra. A feudáliskori hivatali iratkezelésben általában az irat hátlapján szerepel tárgymeghatározás, egyes iratképzők készítettek ui. lajstromkönyvet, melybe ezeket az érkezés sorrendjében feljegyezték. Az egyházi - káptalani, konventi - iratkezelésben is alkalmazták ezt a módszert. A nagyobb családi levéltárak korabeli rendezése során is lajstromozták az iratokat, esetenként az iratra rávezetve a tárgyat és lajstromkönyvbe a szükséges adatokat az iratok visszakereshetősége érdekében. Az iktatási rendszerek kialakulásakor minden esetben alkalmaztak tárgymeghatározást. Napjainkban az elveszett irattári segédkönyvek pótlására esetenként készítünk lajstromot az anyag kutathatósága érdekében. Megjegyzendő, hogy napjainkban a levéltárakban többféle lajstrom készül. Az említett elveszett mutatókönyvek pótlásán kívül pl. a középkori gyűjteményekhez, térképekhez, nyomtatványokhoz, mint pl. az 1848/1849-es nyomtatványokhoz, plakátokhoz, stb. Minden egyes esetben szükséges munkautasítás készítése a lajstromkészítésnél, mert egy-egy anyag speciális jellege speciális adatok felvételét igényli és ezt a lajstromkészítőknek egységesen kell végezniük. A középkori anyagnál ilyen kiegészítő adat a pecsétre, az eredetiségre, irat anyagára, stb. vonatkozó adat, térkép esetén a méretarányra, a szerzőre, vagy a térkép méretére vonatkozó adat. Röviden a lajstromozás megkezdését a levéltárosok és a kutatók szempontjainak egyeztetése után kialakított pontos munkautasítás készítése előzi meg.