Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Az utasításban előírt rangsorolás az iratképző szervek kapcsolatának, alá- vagy fölérendeltségi viszonyának vizsgálatán alapult. Az első kategóriába azok a szervek kerülhettek, amelyek iratanyaga levéltári szempontból teljes egészében selejtezhetőnek bizonyult (pl. bölcsődék, óvodák, orvosi rendelők, házkezelőségek, kereskedelmi egységek, szolgáltató tevékenységet folytató szervek kirendeltségei). Az utasítás értelmében a levéltáraknak ezeket a szerveket, s a működésük során létrejövő iratanyagot semmilyen formában sem kellett nyilvántartaniuk. A második kategóriába tartozónak minősülhettek azok, amelyeknek alárendeltségi viszonya, a közvetlen irányításukat és felügyeletüket ellátó szervektől való függősége jelentősnek bizonyult ugyan, de nem volt teljes mértékű, így működésük során folyamatosan létrejött néhány olyan irattípus, iratfajta, amely levéltári megőrzést igényelt (pl. általános és középiskolák, kisipari és mezőgazdasági szövetkezetek). Ezeket a szerveket a levéltáraknak szervcsoportonként kellett nyilvántartaniuk. A harmadik kategóriába sorolt szervek iratait a levéltárak - megfelelő selejtezés után - átvették. Ezekről a szervekről és történeti értékű iratairól - a levéltári szempontból legjellemzőbb adatok feltüntetésével - darabonkénti nyilvántartást kellett készíteni. Az értékhatár-vizsgálatot 1960-196l-ben valamennyi területi levéltár elvégezte, s összeállította azon szervek jegyzékét, amelyeknek nyilvántartását és irattáraik rendszeres ellenőrzését szükségesnek tartotta. A nyilvántartott szervek körének bővítését, a szervjegyzékek kiegészítését azonban a levéltárak külön engedély nélkül, saját hatáskörükben intézhették. így folyamatosan felvették a jegyzékbe az újonnan keletkezett szerveket, továbbá azokat a korábban értékhatár alá sorolt szerveket is, amelyeknek feladatköre, illetve a felügyeleti szervekhez való viszonya lényegesen megváltozott. Az 1969. évi 27. tvr.-ben előírt iratkezelési rendszer bevezetése után 1973-ban a Levéltári Igazgatóság állásfoglalásának megfelelően ágazatonként vizsgálatok kezdődtek, majd voltak kezdeményezések az 1980-as évek elején is. Az 1995. évi levéltári törvény értelmében készülő iratkezelési szabályzatoknál a kérdést újra napirendre kell tűzni a köziratok vonatkozásában. (Szűcs László)