Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

bizonyos iratok kivételével (1867 előtti iratok, állami gazdálkodó szervek működése során keletkezett irattári anyagok) minden levéltárnál lehet kezdeményezni. A rendszerezés elvei A rendezés kezdőpontja és leglényegesebb fázisa a rendszerezés, a levéltári anyag rendszerének a megállapítása, azaz annak meghatározása, hogy a levéltári egységek kialakítása és csoportosítása miként történjék. A rendszerezés különböző rendszerezési elveknek a figyelembevételével, különböző rendszerezési alapoknak az alkalmazásával történik. (A levéltárakba kerülő anyagnak rendszerint már van valamilyen korábban kialakított - irattári - rendszere, amit a levéltárban vagy megtartanak, vagy megváltoztatnak.) A rendszerezés során érvényesített alapelgondolást, amely a rendszerezést és a rendezést, a levéltári anyag rendszerét elméletileg meghatározza, rendszerezési elvnek nevezzük. A rendszeralkotás szempontját tekintve két fo rendszerezési alapelvet különböztetünk meg, a proveniencia, illetve a pertinencia elvét. A proveniencia (jelentése: keletkezés, eredés) elvét alkalmazzák a rendszerezés során, ha az iratokat eredetük alapján csoportosítják, illetve tartják együtt. A pertinencia (jelentése: valamire vonatkozás) elve értelmében a levéltári anyag rendszerezése és rendezése során azt kell figyelembe venni, hogy az anyag mire - milyen tárgyra, területre, személyre, korra, stb. - vonatkozik. Azonos provenienciájú vagy pertinenciájú iratok összességét fondnak nevezzük, a fondok tehát a levéltári anyag rendszerezésének alapegységei. Valamely természetes személy vagy önálló ügyvitellel rendelkező szerv működése során - a proveniencia elve alapján keletkezett fondot szerves fondnak vagy másképp regisztratúra jellegű fondnak, a pertinencia elve alapján létrejött fondot pedig szervetlen fondnak vagy másképp gyűjteménynek nevezzük. Egy szerv vagy személy a maga működése során egyetlen fondot hoz létre, a szerves fond tehát azoknak az iratoknak az összessége, amelyeket a fondképző személynek vagy szervnek írtak, valamint amit ő írt saját használatára. - A gyűjtemény létrehozója másodlagos fondképző, aki a gyűjteményben különböző provenienciájú iratokat egyesít. Levéltári gyűjteményeket különböző szempontok alapján lehet létrehozni. Az iratfajta alapján jön létre pl. egy oklevélgyűjtemény vagy egy térképtár. A területi pertinencia alapján lehet pl. egy községre vonatkozó iratok