Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

elfogadva vagy elutasítva annak érveit. Ez a levél ismét kapott egy ikt. számot. Pl. 326/1875. K. G. ismét nem tetszését fejezte ki, a hivatal újból válaszolt, s minden egyes levél újabb és újabb ikt. számot kapott. S ez a levélváltás így zajlott mindaddig, amíg meg nem egyeztek, amíg az ügy le nem zárult. Tételezzük fel, hogy a tíz levélváltást megért ügy legegyszerűbb visszakeresési módja az, ha vagy az első levélhez, vagy az ügyet lezáró utolsó levélhez csatoljuk az összes többi, ebben a témában keletkezett aktát, s az egész ügyiratcsomónak vagy az első, vagy az utolsó akta iktatási száma lesz az ún. alapszáma. Ennek megfelelően beszélünk előrehaladó (tehát ha az utolsó aktához csatoltuk a többit), vagy visszafelé haladó (ha az első aktához csatoltuk a megelőzőeket) alapszámos iktatási rendszerről. Az akta vagy akták borító ívét eleve úgy alakították ki, hogy az első oldal lapalján külön rubrikát kapott a kútfő alapszám tárgyév iktatási szám: Az alapszámmal kezelt iratok iktatási száma tehát áll a kútfőből (ha van!), az alapszámból, a tárgyévből és az iktatási számból. Az alapszámos iktatás másik jelölési formája, amikor az ügymenet több évre is áthúzódik. Ilyenkor az alapszám is külön kap tárgyévet és az iktatási szám is. Pl. a visszafelé haladó rendszer szerint: iktatószám: tárgyév: alapszám: tárgyév 1214/ 1869 34 1869 145/ 1870 34 1869 987/ 1870 34 1869 stb. Az irattározás az alapszámos rendszerben kétféleképpen történhet: - évek és alapszámok növekvő sorrendjében, - vagy, mint a minisztériumoknál láttuk, évek (kútfők), tételek, alapszámok szerint. Ennek az irattározási rendszernek a nagy előnye, hogy gyorsan visszakereshető a teljes ügyirat-csomó, mert - a bevezetése utáni első években a mutatókönyvekben