Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

Az 1850. évi „a hivatalos ügykezelési utasítás" a magyarországi közigazgatási hatóságok számára kötelezővé tette, hogy saját használatukra irattári tervet állítsanak össze, s irataikat ennek megfelelően irattározzák. E munka megkönnyítése érdekében az utasítás melléklete egy irattári tervmintát tett közzé. Ez az első olyan klasszifikációs séma hazánkban, amely megkísérli a közigazgatási hatóságok iratait matériák szerint egységesen rendszerezni. A tervminta az állami apparátus szerkezetét vette alapul. Huszonegy irattári tárgyosztályt s mindegyiken belül több-kevesebb tárgyi alosztályt sorolt fel. Az első tárgyosztály „a császári ház", az utolsó a Jobbágyi viszony és tizedügy" címet viselte, közbül helyezkedtek el az egyes közigazgatási ágazatoknak megfelelő tárgyosztályok, a külügyektől egészen a községi ügyekig. Minden tárgyosztályon belül az első alosztály az „általános" ügyeket, a többi a „speciális" ügyeket tartalmazta. Ezek a speciális alosztályok egy-egy ágazaton belül többnyire egy egész szektort jelentettek, pl. VI. tárgyosztály: Polgári közigazgatás, VI. K.: Tűzrendészet, VI. L.: Folyamrendészet. E tárgyi csoportokon belül arra is lehetőség nyílt - ugyancsak a nagyszámú iratok megléte esetében -, hogy tovább bontsák e csoportokat. A pénzügyi területen például külön csoportba sorolták az adó, az illeték, a jövedéki stb., vagy az egészségügyi területen a népegészségügy, a járványügy, az ispotályok (kórházak) ügyeivel foglalkozó iratokat. Az új irattári rendszer előnye a korábbiakkal szemben, hogy logikusan felépített irattári tervet alkalmazott, amelybe mindenfajta iratot besorolhattak, és hogy a tárgyi alosztályokon belül mindenütt következetesen kialakította az egyedi ügyek iratait. Az irattári alosztályokon belül ügyiratokat kellett kialakítani, s azokat az alapszámok növekvő rendjében irattározni. A „hivatalos ügykezelési utasítás" egyik legfontosabb újítása az irattározás terén éppen ez, az alapszámos ügyiratrendszer bevezetése volt, amire még visszatérünk. A rendelkezést az új központi közigazgatási szerveknél és azok területi egységeinél bevezették, az irattári tervek összeállítása lassan haladt. Például a kerületi kormányzatok még osztályonként és kútfők szerint, utódaik, a helytartósági osztályok viszont már az új rendben irattároztak. Néhány pélfla az ipar igazgatás területéről: D 104. Pesti kerületi kormányzat, iparügyek év kútfő tétel 1852 2 252 (pesti pálinkafőzők ügye)