Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

5. IRATKEZELÉS A FEUDALIZMUS UTOLSÓ ÉVTIZEDEIBEN Az irattári rendszerek fejlődésére különböző történeti tényezők hatottak; az írásbeli ügyintézés rendszeressé válása, a közigazgatás fejlődése miatt megnőtt az igény a gyorsabb tájékozódásra, egy racionálisabb rendszerre. Mint láttuk, a régi kormányszervekben kialakult gyakorlat szerint a keletkezett (beérkezett és kiadványozott) iratokat iratfajták szerint bontották: alaki vagy iratfajták szerinti, másképp időrendi állagok keletkeztek. Később azonban egyre nagyobb szükség volt az ügyiratok szerint irattározásra. Ügyiratnak a regisztraturaképzőnél valamely egyetlen ügy intézése során létrejött, rendeltetésszerűen nála maradt iratok összességét nevezzük. Az ügy lezárásáig az ügyirat egyes darabjait együtt tartották. Ügyiratok szerinti irattározás akkor alakult ki, amikor a sorozatrendszerről a tárgyi szempontok szerinti csoportosításra tértek át. A kormányszékeknél az 1760-as évektől vezették be az új ügykezelést, a „nova manipulatio"-t, mely 1848-ig meghatározta a hatóságok iratainak rendszerét. A formai szempontról áttértek a tárgyi, tartalmi szempont szerinti rendszerezésre. Ez szorosan összefügg a Habsburg Birodalomban az erős központi kormányzat kiépítését célzó reformokkal. Az ügyiratok kialakítását szolgáló döntő tényező az iktatás bevezetése volt, ez a helytartótanács esetében 1769-ben, a magyar kancelláriánál 1770-ben, a magyar kamaránál 1773-ban, az erdélyi kancelláriában 1775-ben történt. A kormányszerveknél kötelezővé tett egyszerű sorszámos iktatás az iratváltás egységének elve szerint történt, a beadvány és annak elintézése azonos sorszámot nyert. A sorszámos iktatással, az ügyiratok együtt-tartásával a korábbi egyoldalú sorozatok helyett kétoldalú (bilaterális) iratsorozatok alakultak ki, melyeket egyszerű számrendszerben, ügyágazatok vagy tárgyosztályok szerint helyeztek el az irattárakban. A reformok megvalósulását mindhárom kormányszerv (kancellária, kamara, helytartótanács) ügyiratkezelésében nyomon követhetjük, a) Kancellária A magyar, majd az erdélyi kancelláriában a postabontás után a jegyzőkönyvvezető iktatott, ráírta a mellékletek számát, rövid tárgykivonatot vezetett be az iktatókönyvbe. (A magyar kancelláriának csak iktatókönyvtöredékei maradtak fenn.) Az iktatás rendszere kihatott az irattározásra is; az egy iktatószám alá tartozó iratokat (a beérkezett irat, a