Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

is készülhet, amelyek mindegyike eredetinek minősül, a többes azonos módon előállított és aláírt példányokat másodlatoknak nevezzük. A másolat az irat időben általában későbbi, a keletkezése után létrejött változata, amelyen eredeti aláírás nem szerepel, s többnyire olyan jegyeket visel, amelyekből egyértelműen megállapítható, hogy nem az irat eredeti példányáról van szó. A másolatnak több fajtája van, ilyen az átírt irat, a hasonmás vagy fakszimile, az egyszerű másolat, a hiteles másolat, a kivonatos másolat, az egykorú és a késői másolat. Az átírt irat olyan másolat, amely egy későbbi iratnak, az átíró iratnak a szövegébe van beágyazva. Ez a középkorban a hiteles másolat készítésének általános gyakorlata volt. A hasonmás vagy fakszimile a lemásolt irattal forma szerint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, újabban számítógéppel vagy hologrammal is lehet készíteni. A szöveghű másolat az eredeti szövegét adja vissza, formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással, vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, ami főleg régi kéziratok nyelvészeti szempontból való feldolgozásakor bír jelentőséggel. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza. Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv, vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat a megjelölt helyen található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. A hitelesítést okmányok esetében közjegyző végzi. Valamely szerv információs célból társintézményeinek szánt másolataira viszont gyakran mindössze annyit írnak, hogy „A másolat hiteles", s mellette csak a dátum, az aláírás és a szerv bélyegzőlenyomata szerepel. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok jórészt tudományos célokra készülnek és többnyire egyszerű másolatok. Hiteles iratnak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat