Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

törvények, rendeletek a tipikusabb esetei a fölérendeltséget képviselő iratoknak, de a felsőbb szervtől az alsóbb szervhez intézett leirat is ebbe a körbe tartozik. A mellérendeltséget kifejező irat neve a hivatalos kapcsolatban átirat, újabban az ilyen egyenrangú felek közötti kapcsolatból származó iratot megkeresésnek is nevezzük. Ezek jellemzője az udvarias hangvétel. Az alárendeltséget kifejező irat a magánszemélyek által hivatalos szervhez írt kérvény, illetve az alsóbb szerv által a felettes szervhez intézett felterjesztés, előterjesztés és jelentés. Régebbi korokban az ilyen irat külső formájában is kifejezésre juttatták a folyamodónak a felsőbb szerv iránti alázatosságát. Ezeken kívül létezik az iratoknak egy nagy csoportja, amely nem tartozik a fölé-, alá- vagy mellérendeltségi viszonyt kifejező egyik iratkategóriába sem. Ezek az ún. belső ügyviteli iratok. Ide tartoznak a jegyzőkönyvek, az ügyviteli és az ügykezelési könyvek, a nyilvántartások, összeírások, számadások és más, az adott szerv belső munkáját szolgáló ügyviteli és ügykezelési iratok (lásd: ad 8.). A jegyzökönyvek korai típusának tekinthetők azok a könyvek, amelyekben az egyes szervek az általuk kiadott - esetenként a hozzájuk érkezett - iratok másolatát bevezették, így ez tevékenységüknek a folyamatosan vezetett jegyzőkönyve, elsőrangú ügyviteli könyve volt. Ilyennek minősíthetők az Anjou-kortól 1918-ig vezetett királyi könyvek (libri regii). Hasonló jegyzőkönyveket (protocollumokat) vezettek a vármegyék és városok is. A XVII-XVIII. században kialakult nagy kormányhivatalokban általánossá vált az ügyek tanácsülésben való tárgyalása. Ezekről az ülésekről folyamatosan felvett jegyzőkönyv az ügy tárgyát, a hozzászólásokat, a hozott határozatokat tartalmazta. Ma ismeretesek a rendszeresen megtartott tárgyalások folyamatosan felvett jegyzőkönyvei (pl. országgyűlési jegyzőkönyvek), illetőleg azok, melyek egyetlen ügyben, egyetlen alkalommal készültek (pl. tanúkihallgatási jegyzőkönyvek). Korábban inkább csak rövidített, sőt gyakran csupán a tárgyakat és a hozott határozatokat tartalmazó jegyzőkönyvek készültek. A gyorsírás elterjedése az értekezleten elhangzottak pontosabb rögzítését tette lehetővé, s a korábbiakkal szemben megjelentek a hosszú, részletes jegyzőkönyvek. További, még részletesebb és pontosabb jegyzőkönyv készítését tette lehetővé a hangszalag, majd a videó alkalmazása.