Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

- a visszaérkezett tértivevényeket - a hivatalos lapokat, szakfolyóiratokat - számlákat, bizonylatokat, pénzügyi okmányokat - a rendszeresen tájékoztatás céljából érkező statisztikákat, jegyzőkönyveket stb. Az iktatás első lépése az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton történő elhelyezése. A bélyegző lenyomata a következő rovatokat tartalmazza: a szerv neve, székhelye az iktatás dátuma az iktatószám a mellékletek darabszáma az ügyintéző neve az irattári tételszám. A lenyomaton a rovatokat megfelelően, tollal kell kitölteni. A dátumnál a hónap nevét betűkkel, nagyszámú mellékletnél viszont elegendő az „Iratcsomó" jelölés. Az iktatószám az iktatókönyv megfelelő számából, esetleges alszámából, évszámból és - mint korábban említettük - a mutatókönyv vagy a szervezeti egység betűjeléből, illetőleg jelzőszámából áll. Bármelyik nyilvántartási rendszert alkalmazzák, az iktatókönyvnek tartalmaznia kell az iratok azonosításához, hollétének megállapításához és az ügyben történt intézkedések rögzítéséhez szükséges adatokat. A sorszámos iktatásnál napjainkban használatos iktatókönyv rovatai a következők: - iktatószám - dátum - a küldő neve, száma - mellékletek darabszáma - ügyintéző - az irat tárgya - kezelési feljegyzések - határidő - irattári terv szerinti tételszám - irattárba helyezés jele, kelte Ha az iratot hivatalból kezdeményezték, akkor a harmadik rovatba „H" jelzés kerül.