Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

kezelésével összefüggő kérdésekre terjed ki. Az egyetértési jog gyakorlása során felmerült vitában a Művelődési és Közoktatási Minisztérium dönt. Az illetékes közlevéltár a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata alapján ellenőrzi a szerv iratainak védelmét, s az iratkezelés rendjét. Az illetékes levéltár képviselője e feladat ellátása során: - beléphet a szerv iratkezelői, irattári helyiségeibe, betekinthet az iratkezelői nyilvántartásokba, s ellenőrizheti az iratkezelés folyamatát - szaktanácsot ad iratkezelési kérdésekben. A nem selejtezhető, maradandó értékű iratok épségben való fennmaradását veszélyeztető hibákra figyelmeztet, s arról jegyzőkönyvet vesz fel. A hibák, hiányosságok megszüntetésére határidőt állapít meg. Amennyiben a megadott határidő lejártáig a szerv a jelzett hibát nem javította ki, úgy a levéltár a szabálysértési eljárás megindítása céljából a felügyeleti szervet értesíti. Felügyeleti szerv hiányában az eljárást maga a levéltár kezdeményezi. A maradandó értékít lezárt ügyek iratait a keletkezés naptári évétől számított 15 év után kell az illetékes közlevéltárnak átadni! (Az átadás gyakorlati kérdéseivel a későbbiekben foglalkozunk.) A 15 évnél régebbi állami vagy szolgálati titkot tartalmazó maradandó értékű iratokat a minősítés időtartamának lejáratát követő év végéig kell az illetékes levéltárnak átadni. Az iratőrző szerv kezdeményezésére indokolt esetben minősített iratot (államtitok, szolgálati titok) az érvényességi idő lejárta előtt is át lehet adni a levéltárnak. Indokolt esetnek tekinthető pl. jogutód nélküli megszűnés, felszámolás stb. Ezekben az esetekben azonban a később még tárgyalandó, az államtitokról és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv., valamint a végrehajtásra kiadott 79/1995.(VI.30.) Korm. sz. rendeletben foglaltak szerint kell eljárni. Számítástechnikai rendszerben, illetve mágneses adathordozón csak rejtjelezve tárolható államtitkot, vagy szolgálati titkot tartalmazó információ. A minősített adatok átadás-átvételének részletes szabályait az átadó-átvevő szervek titokvédelmi szabályzata tartalmazza. (A kezelésükre vonatkozó előírásokat ld. az I. 12. fejezetben!) Az Ltv. iratkezelésre vonatkozó előírásai vonatkoznak az önkormányzatokra is, a részletes szabályozás területén azonban még az 1982. és 1984. évi rendelkezések az irányadóak.