Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)

III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés

Gyarapodási napló (a kézi irattárból a központi irattárba került, jogelőd szervektől átadott iratok nyilvántartására szolgál) Fogyatéki napló (selejtezés, levéltári átadás vagy más célból az irattárból véglegesen eltávolított iratok nyilvántartója) Levéltári őrzésre átadott iratok jegyzéke (az őrzési idő lejárta után levéltárba került, történeti értékű iratok nyilvántartása) Iratkölcsönzési napló (betekintésre, tanulmányozásra átadott, majd az irattárba visszahelyezett iratok nyilvántartója). Az utóbbi adatai a következők: - sorszám; - a kölcsönzés időpontja; - tárgy (az irat megnevezése, iktatószám, év); - a kölcsönvevő neve; - határidő; - feljegyzés; - az átvevő aláírása; - a visszaérkezés dátuma. Példa: Sorszám Dátum Tárgy Kölcsönvevő Feljegyzés Átvevő Határidő Visszaérkezett 1. 1996. 05.13. Tanfolyami iratok 1023,1034, 1072/1992. MOL Módszertani Osztály Az 1023/92. sz. iratból az 1, sz. betétlap hiányzik XY irattáros 06.13. 06.11. E segédletek készítését az iratanyag biztonsága indokolja. Az irattáros csak úgy vállalhat felelősséget az irattárban lévő anyagért, ha tudja és meggyőződött arról, hogy annyi iratanyagot vett át, az egyes szervezeti egységek vagy előadók mit kölcsönöztek ki vagy tartottak vissza maguknál, milyen iratokat vettek át az illetékes levéltárban, b) Az irattár belső segédletei - az irattári törzskönyv - raktári jegyzék