Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Ferencz László: A nagy adatbankok vizsgálata
Ferencz László A NAGY ADATBANKOK VIZSGÁLATA Bevezető A Levéltár a számítástechnikai adathordozók és adatok archiválása témában 1982. óta végez kutatásokat. E munka folytatásának egyik soron következő lehetséges területe a ma Magyarországon üzemeltetett, - elsősorban országos kiterjedésű, államigazgatási - adatbankok (gépesített információ-rendszerek) a levéltári megőrzés szempontjából fontosabb sajátosságainak, paramétereinek összegyűjtése, döntéselőkészítő elemzése. Az 1988-as állapotok várhatóan mutatnak elmozdulást az 1982-83-ban feltártaktól, elsősorban amiatt, mert ezen időszakban minőségileg is javultak a gépi feltételek: - on-line hozzáférés általánossá válása, - nagy 1-8 Mbyte memória, 1-4 Gbyte lemezkapacitás a nagy számítógépeken, ezekre alapozott új alapszoftver, - nagyszámú, (olcsó) személyi számítógép (IBM-PC) felhasználása, újabban hálózatban is. A Levéltár szempontjából az adatbankok vizsgálatának fontosságát növelheti az a körülmény, hogy a gyors technikai feltételjavulás következtében a jelenlegi rendszerek elavultak, és várható e rendszerek lecserélése, amikor az archiválásnak a levéltári szempontjai előtérbe kerülhetnek. A Levéltár szakemberei elsősorban az alábbi kérdésekre keresnek választ, illetve jelölték meg a kutatás célját: - A hagyományos iratok és a számítógépekben tárolt adatok egymással való megfeleltetésének módja, - az archiválás, törlés, (selejtezés) szakmai, jogi újraszabályozásának előkészítése, - a gépi adathordozókon lévő adatok, információk megőrzésének célszerű módszereinek meghatározása a levéltárba kerülő adatok felhasználásának (védelmének) új sajátosságai. A számítógépek alkalmazásának új sajátosságai az adat és dokumentáció feldolgozásban: A számítógépek alkalmazása alapvetően zárttá vált, amennyiben az új rendszerekben az adatfélvétel sokszor automatikussá (pl. vonalkódok gépi leolvasása mérésadatgyűjtők, stb.), vagy közvetlen képernyőssé vált. Ezeknek a módszereknek az a legfontosabb előnye a hagyományossal (bizonylatos, off-line rögzítéssel) szemben, hogy az on-line ellenőrzések miatt hibás felvitel gyakorlatilag nincs, azonnal aktuálissá válnak az adattárak. Papír anyagú bizonylatok csak külön igény esetén, a gépből visszaíratva keletkeznek (hibátlanul, a gépi adattal azonos tartalommal). A bevitt (input) adatok archívumává a gépi "napló" válik. A közvetlenül felvett adatok (feldolgozás, tárolás előtti és utáni) továbbítása is számítógépekkel történhet. A postai adatátviteli hálózatokhoz kapcsolt számítógépek egymással kommunikálva nemzetközi szinten is -, képesek programozott módon (automatikusan) adatokat (és programokat is) cserélni. A packet rádiókhoz (AX25 protokollú TNC) kapcsolt terminálemulátorok illetve MAJLBOX rendszerek akár mobil végpontokat is működtethetnek. Az adatok gépi feldolgozása fokozatosan kiszorít minden manuális munkát és terméket, egyrészt a költségek csökkenése, másrészt a hosszabb távon megtérülő szakmai előnyök miatt. Elsősorban a személyi számítógépek elterjedése következtében általánossá válik a megőrzésre, továbbadásra szánt dokumentumok, gépi kezelése (az írógépek alkalmazása helyett), mert így a dokumentumok könnyen rögzíthetők, javíthatók, aktualizálhatok, reprodukálhatók (újranyomtathatók), továbbíthatók (hálózatok), és gépi adathordozókon kis helyen tárolhatók. Az új perifériák: grafikus képernyők, képdigitalizálók (scanner), egér, plotterek, lasernyomtatók, kisméretű, olcsó, de nagy kapacitású lemeztárak, stb. alkalmazhatósága, széleskörű elérhetősége, a könnyen kezelhető szoftver ellátottsága miatt a grafikát tartalmazó dokumentumokat is lehetséges, és érdemes géppel készíteni.
