Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Póti Imréné: A nagy adatbankok vizsgálata

4.2. Adatbázisok archiválási dokumentációja Az archiválandó adatbázisok dokumentációja származását és felhasználását tekintve, két nagy csoportba osztható. Az alsó csoportba tartoznak azok a dokumentumok, amelyek az archiválási szándéktól függetlenül jöttek létre a partner - felhasználó és/vagy üzemeltető - szabályozásának megfelelően. Az ebbe a csoportba tartozó dokumentumok még ha logikájukban többé-kevésbé egységesek is, de formájukban, mélységükben igen eltérőek, meghatározó, hogy hol, és mikor készítették. Mint az előzőekben röviden érintettük, már volt több egységesítésre való törekvés, így az Államigazgatási Informatikai Társaság keretén belül is, de alapjában véve a helyzet nemigen változott. A változtatás bizonyára sok időt venne igénybe, ezért jelenleg abból indulunk ki, hogy ezek a dokumentációk léteznek, de használatuk, kezelésük, éppen változatosságuk miatt, hosszabb tanulmányozást igényel. Az egységesítésre való törekvésnél azonban mindenképpen szükséges a már elért eredményeket felhasználni, különös tekintettel a KSH elért eredményeire és szerepére. A második csoportba azok a dokumentumok tartoznak, amelyek az archiválandó adatbázisok felmérésére, nyilvántartására vonatkozó információkat tartalmaznak, s erre a célra jöttek létre. Logikailag ez a három dokumentum csoport: - felmérési lapok - kiértékelési bizonylatok - file leírások. A felmérési lapok az adatbázis - környezetét, - dokumentáltságát, valamint - adattartalmát írják le. Adatbázis környezet - hardware-software környezet - gépi környezet, operációs rendszer, adatbáziskezelő rendszer - adatbázis mérete - felhasználási mód - off-line - on-line - alkalmazott programrendszer, tranzakciós rendszer • felhasználói kör - belső felhasználás - egyéb külső felhasználók - minősítés, adatvédelem - milyen minősítés alá esik a - teljes adatbázis - részhalmazai • keletkezés időpontja - - elavulási idő Dokumentáltság leírása Azoknak a dokumentumoknak a felsorolása és megnevezése, amelyekkel az adott adatbázis rendelkezik: - szervezési dokumentáció, - programozási dokumentáció, - katalógusok, - tájékoztató katalógus, - adatkatalógus, - file katalógus stb., -adatlekérdezési segédletek, - kézikönyv, - nyomtatvány, • on-line lekérdezést támogató rendszer leírása stb. Adattartalom leírása Az adatbázis egészére vagy részeire vonatkozó bizonylat. Amennyiben az adatbázis tartalmát illetően egységes, úgy tartalma egy bizonylaton leírható, ha logikailag különböző állományok