Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Pető Iván: Számítástechnikai adathordozók archiválása a KSH és az ANH területén

jelentésben történő megjelenítése. Mondjuk "az egyes megyékből indított idgenforgalmi jellegű autóbusz különjáratok és szállított utasok száma" vagy "a sportiskolái tanulók létszáma szerenként, évfolyamonként és sportáganként" tárgyú jelentések, amelyeket az illetékes főhatóság és a KSH kapnak meg, egyértelműen jelzik ezen típust. Az adatok természetesen feldolgozott formában hozzáférhetőek maradnak, szükség esetén másodlagos feldolgozás forrásaiul is szolgálhatnak, de magát az adatbázist ennél a típusnál nem őrzi meg a KSH. Ez levéltári szempontból teljesen rendjén való, különösen, ha feltételezzük azt a már korábban említett körülményt, hogy elvileg az adatközlők megőrzik a magukra vonatkozó kérdőív másolatát. A manuálisan feldolgozott adatok másik fajtájának az nevezhető, ahol a célbavett jelentés, adatsor összeállítása után sem semmisítik meg az adatbázist, hanem annak secunder feldolgozhatósága reményében részben vagy egészében megőrzik azt. Mint a mellékletből kitetszik a primer adatokat a több helyre küldött adatlapok esetében is csak egy helyen tartják meg, olykor teljes egészében (T jellel jelölve az adatbázis sorban), olykor csak részben (R jellel jelölve ugyanott). Az eddig említett adattípusokat nem viszik tehát számítógépre s így értelemszerűen nem is archiválják. Az adatok géprevételével nem csak az egyszeri feldolgozás gyorsítható meg s tehető sokszempontúvá, de lehetőség nyílik a különböző adatgyűjtések során szerzett információk összekapcsolására is. A KSH háromféle eljárást alkalmaz: vagy teljes egészében gépre viszi s archiválja a begyűjtött adatokat, vagy részben tárolja, archíválja, vagy aggregátumokat, egymással érintkező rendszereket képezve őrzi meg azokat. Miként a mellékletből kitetszik az archiválás (Id. Archív jelű sor!) független attól, hogy az adatbázist hogyan kezelik. így tehát elvileg lehetséges olyan eset, amikor az adatbázist a KSH s az egyéb felhasználók sem őrzik meg, de a számítástechnika által feldolgozott formában teljesen archiválják (Archív: T). Lehetséges olyan helyzet is, hogy a KSHban nem, de már a felhasználóknál megőrzik az adatbázist, ugyanakkor a feldolgozott adatokat részben (R) vagy teljesen archiválják (T) és persze lehetséges olyan szituáció is, hogy az adatbázist nem őrzik meg, de fel sem dolgozzák számítástechnikai eszközökkel, így persze a forrástípus archiválására sem kerülhet sor (Archív:-). A mellékletben közölt mintákon kívül is lehetne szélsőséges és így eléggé egyértelmű vagy kevéssé szélsőséges s így nehezen elbírálhatónak tűnő példákat felsorakoztatni az adatok kezelését illetően. A KSH korábban említett feladatainak, hagyományainak, ha tetszik belső törvényeinek ismeretében úgy vélem a levéltáros nem tud olyan szempontokat felmutatni, amelyek megkérdőjeleznék a Hivatal archiválási eljárását. Ha például a melléklet alapján úgy ítélnénk meg, hogy helytelen, miszerint a lósport fogadásból származó bevételek, stb. adatok adatbázisát s esetleges számítástechnikai feldolgozott formáját sem őrzik meg, igenis az utókor számára nélkülözhetetlen lenne e fontos állami bevétel nyilvántartása és visszakereshetőségének biztosítása, téves következtetésből indulnánk ki. Az ugyanis, hogy adatokat, forrásokat nem archiválják, még nem azt jelenti, hogy e bevételek még nem kereshetők vissza, mondjuk az államháztartás időközi mérlegeiben, ill. annak részjelentéseiben. Ha a melléklet vagy az annak forrásául szolgáló KSH kiadvány alapján kívánná valaki felülbírálni a Hivatal archiválási rendszerét, el kell gondolkodni a következőkön is: a levéltárak az irattári tervek elbírálásakor jórészt tárgyi-tematikai ismérvek alapján foglalnak állást s nem tudják igazán követni a döntéselőkészítés folyamatát. Ha pl. a hagyományos iratoknál azt írjuk elő, hogy a miniszteri értekezletek című tétel nem selejtezhető, nem tudjuk biztosítani és nem is kívánjuk, hogy az e fórum elé kerülő előterjesztések első fogalmazványaitól kezdve a végső fázisig, minden döntéselőkészítési mozzanatot megőrizzen az adott iratkezelési rendszer. Ezt az analógiát azért említem, mert a KSH archiválási rendje is valamilyen hasonló logikára épül: vannak olyan adatok, amelyeknél csak a "végtermék" érdemes a megőrzésre és vannak olyanok, ahol a "végterméket" megelőző fázis is, sőt vannak olyanok is, ahol az analóg példában szereplő előadói fogalmazványhoz hasonló stádium is fontos, összefoglalva az elmondottakat: úgy vélem, a KSH archiválási rendszeréhez a levéltáros nem tud hozzátenni a maga szempontjai alapján semmit sem. A KSH számítástechnikai adathordozókra vonatkozó őrzési előírásai olyan sokirányú összefüggéssel számoltak és ebben oly fontos szerep jutott a levéltári aspektusból legfontosabb történeti szempontoknak, hogy beavatkozásunkra nincs szükség. Ha valamiért számolnunk kell a KSH-val, annak az lehet a vezérlő nézőpontja, hogy tanuljanak a más intézményeknél számítástechnikával foglalkozók archiválást, ismerjék meg az őrzési, nyilvántartási rendszert, vagyis lássák, hogyan néz ki, amikor az ügyviteli és történeti szempontokat egyaránt figyelembe veszik a modern adathordozók kezelésénél. Végső összegzésként azt kívánom rögzíteni: a kiinduló feltételezések lényegében igazolódtak, de most már nem futó benyomások, feltételezések, hanem alaposabb vizsgálódás után állíthatók a következők. Az ÁNH levéltári szempontból érdektelen szerv, modern adathordozói csak ügyviteli feladatokat látnak el, sem a hagyományos, nyomtatott termékek, sem a gépre vitt adatok nem