Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése
üzleti kapcsolatban álló cég adminisztratív tevékenységét teljes mértékben automatizálta. Ez azt jelenti, hogy minden ügyintézője és vezetője íróasztalán egy terminál van, mely kapcsolatban áll egy központi számítógéppel. Az ügyintéző az üzleti levelet - melyet régen írógéppel papírra írt - most a billentyűzet segítségével közvetlenül a számítógépbe viszi be, és így az irat csak mágneses adathordozón rögzítődik, papíron nem. A rögzítés után a számítógéphálózaton keresztül kapcsolatba lép a címzett cég számítógépével, és átküldi a levelet a másik számítógépnek. Ez a gép a címzés alapján az ügyben illetékes ügyintéző terminálján megjeleníti a levelet. Az ügyintéző azt elolvasva a választ hasonlóan készíti és küldi el. Az egész folyamat során iratot csak mágneses adathordozón rögzítettek és vettek nyilvántartásba. Az ügy lezárta után az összes vele kapcsolatos irat "irattáriba kerül, ami természetesen nem más, mint egy mágneses adathordozó. További problémát jelent, hogy az irodák gépesítése során átalakítják az ügyintézés struktúráját, azt a továbbiakban nem az elvégzendő feladatok határozzák meg, hanem alárendelődik egy egységesen kialakított információs rendszernek. A levéltáraknak meg kell találniuk az új iratanyag helyét a levéltári munkában és az írásbeli ügyvitelben, továbbá olyan koncepciót kell ezzel kapcsolatban kidolgozniuk, amely a manuális rendszerek eddigi funkcióit az új információhordozóknál is érvényesíteni tudja. (Fondképző, proveniencia, az elektronikus levéltárban őrzött "iratok" hitelessége, stb.) Az így kialakult irattárak levéltári átvétele elképzelhető úgy is, hogy az összes iratot papírra nyomtatjuk, és így veszi át a levéltár, de e módszer "korszerűségét" felesleges jellemezni. Az egyetlen járható út a mágneses adathordozó átvétele, és a levéltár saját számítógépének segítségével elvégezheti az anyag selejtezését és rendezését, elkészítheti a szükséges segédleteket. Természetesen ez a módszer szükségképpen magával "ónja a hagyományos iratok esetében alkalmazott eljárások módosítását az új technika adta lehetőségek teljeskörű kihasználása érdekében. összegzés Az eddigi munka során elért eredmények és az egyes jozatokban megfogalmazott javaslatok birtokában meg kell határozni azokat a további feladatokat, amelyeket a levéltáraknak a végcél, a mágneses adathordozókon őrzött történeti értékű információk biztonságos megőrzése érdekében végre kell hajtaniuk. Egyértelműen kimondható, hogy a jelenlegi technikai fejlettség szintjén a leggazdaságosabb adathordozó a mágnesszalag. Ezek bizto nságos őrzése m egfelelő klímaviszonyokkal rendelkező, tűz biztos helyiségekben történhet rendszeres karbantartás (tisztítás; ájjátsjás^ stb.) mellett. ~E feltételeknek elegei tenni csak nagy" értékö TechnTkai felszereléssel rendelkező szervezet képes. Az a megoldás, mely az 'Ajánlásokéban (1983) szerepel, miszerint a levéltárakat el kell látni a szükséges technikai eszközökkel és az ezeket működtető szakembergárdával, a jelenlegi gazdasági helyzetben irreális, véleményem szerint azonban hosszabb távon is meggondolandó. Jelenleg sokkal kézenfekvőbb, hogy a levéltárak és a szükséges technikai felszereléssel rendelkező számítógépközpontok szoros együttműködésével oldjuk meg a feladatot. Ez esetben két lehetőség létezik, amelyek csak a szalagok tárolási helyében különbözni?* egymástól: a mágnesszalagok őrzése és karbantartása a számítógépközpontban történci* (célszerűen abban, amelyik a rendszert üzemeltette), a levéltár csak a felügyeletet látja ai mágnesszalagok őrzése egy központi szalagarchívumban történik a levéltár szervezeti kereten oelúi, és csak a karbantartást, valamint a kutatási igények kielégítését szolgáló feldolgozást végezne a számítógépközpont. Hosszabb távon ez a megoldás megnyugtatóbb. Nyilvánvaló, hogy a jelenlegi körülmények között az első változat megvalósítását kell cóiul kitűzni, azonban a mágneses adathordozókon rögzített történeti értékű információk esetében figyelembe kell venni egy • a hagyományos iratok esetében nem jelentkező - problémát, az adathordozó értékét. A mágneses adathordozó bármikor újra felhasználható, és a jelenlegi jogszabályok alapján az intézmények átadásukra nem kötelezhetőek. Ezenkívül felmerül még az őrzésükkel és karbantartásukkal kapcsolatos költségek kérdése is. A jelenlegi jogszabályok alapján is egyértelmű, hogy az adattulajdonos, a feldolgozást végző számítógépközpont és a levéltár viszonylatában a történeti értékű adatok archiválása a levéltár és az adattulajdonos közötti megállapodás keretében történhet meg, azonban az archiválással kapcsolatos költségek kérdése részletes jogi szabályozást igényel. A levéltár számára legoptimálisabb szabályozás esetén is - mc-v szerint az adathordozó, valamint az őrzésével és karbantartásával kapcsolatos költségek az ügyvir* szakasz eltelte után 5-15 évig az adattulajdonost terhelnék - figyelembe kell venni a levéltő felügyelete alá kerülő adathordozók tárolási költségének kérdését. Ezek a költségek egyértelműen
