Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Tamáska Péter: Iroda-automatizálás és a számítógépes adathordozók archiválása az NSZK-ban

rendszerekre terjedt ki. Ilyenek például a Siemens EMS 5800, Xerox NS 8000, DISSOS adatkezelő szoftverek. Lényeges tulajdonságuk, hogy a központi tárolóban őrzött és nyilvántartott adataikat, szerkesztett szövegeiket a modern hálótechnikával más központokra is rá lehet kötni, illetve rajtuk keresztül egymástól távol eső részlegek Is ezeknek az információknak használói és továbbfeldolgozó! lehetnek. 14 termék nyerte el a vizsgálódó cég tetszését, ezekből 9 sokfunkciós hivatali dokumentációs rendszer, 3 szoftvercsomag standard ügyviteli munkák végzésére és kettő archiválási rendszer. A legolcsóbb közülük 7000 márka, egy 8 munkahelyre bontott hálós rendszer viszont már 300000 márkára rúg. A piactanulmány kiemeli, hogy az ajánlott rendszerek a csak gépi adathordozókon megőrzött iratanyagot nem a felhasználó szervezeti felépítése s nem is irattári terve (Aktenplan) szerint csoportosítják - ez mindeddig csak jámbor óhaj maradt -, hanem a dokumentumok tartalmából kiragadott címszavakat indexelik. Az így készített regiszterek könyvtári módon rendezik az iratokat, illetve arra a megoldásra emlékeztetnek, amikor a levéltári iratanyagot tematikusán mutatózzák. A legújabb 1988. évi IDC felmérés szerint Nyugatnémetországban a szoftverpiacot az alkalmazási szoftverek uralják: a legerőteljesebb fejlődés a CA0, az adatbázis-kezelő, a DTP és a grafikus szoftverek terén mutatkozik. 6. Ügyviteli és levéltári szempontok A jövő ama perspektíváit, amelyek az iroda-automatizálásból fakadnak, levéltári szempontból ma még nem tudjuk pontosan meghatározni. Noha papírnélküli irodáról beszélünk, mégis ott, ahol sok komputert alkalmaznak, még több papírt hasznainak fel, mint annakelőtte. A ftoppy-diszkeken tárolt belső utasítások bármikor kinyomtathatók. A számítógépek gyakran presztizsszerű bevezetése veszélyes illúziókat szült. A tárolt információk helyszükséglete igen kicsiny, de olvashatóságuk sok buktatót rejt magában. Még a pc-éket is misztifikálták, s a rendszerezés, kikeresés terén olyan funkciók ellátását is elvárják tőlük, amelyekre nem képesek. Az iroda-automatizálás komplex rendszereit úgy kell tervezni és programozni, hogy a felhasználó elvárásai és a gépesítés következményei is a program részei legyenek, a megőrzött információk pedig nemcsak a felhasználók, hanem a levéltárak számára is kihívást jelentenek. A probléma a gépi adathordozók átvételénél rögtön jelentkezik. A géppel olvasható és tárolt információk levéltári átvételének előkészítéséhez a nyugatnémet levéltárosok a következő elemi célok kitűzését javasolják: 1. A gépi adathordozókat létrehozó szerv, hivatal általános és folyamatosan ismétlődő munkáit tükröző fájlok nyilvántartása. 2. A feldolgozáshoz szükséges legfontosabb dokumentációk figyelembe vétele. 3. Megbízható őrzés: a fájlok fizikai állagának, olvashatóságának, átmásolásának biztosítása. 4. A selejtezések, illetve törlések figyelemmel kísérése. 5. Utalás a gépi adathordozók és a nekik megfelelő hagyományos iratok közötti tükröződésre. Ha a levéltárak a fenti elveket azoknál a szerveknél, amelynek Iratait és gépi adathordozóit gyűjtik, érvényesíteni tudják, sajátos rendező elveikkel azok nyilvántartó és dokumentációs munkáját is elősegíthetik, s így az együttműködés mindkét félnek egyaránt érdeke. A már idézett Angelika Menne-Haritz is tézisekbe foglalta a levéltárak szempontjait a megváltozott ügyvitellel kapcsolatban. Az iratanyag összefüggését változatlanul azok a feladatok határozzák meg, amelyek teljesítése során létrejöttek. A hatóságoknál a gépi ügyintézést a hivatal sajátos céljainak kell alárendelni: az új módszerek csak racionalizálhatják, de nem struktúráihatják át a meglévő szervezetet. Feltevése mint láthatjuk - lényegesen eltér az irodai automatizálásnak a 2. pontban ismertetett filozófiájától. A hivatalos ügyintézésben - írja - a hatósági iratanyag rendjének élesen el kell válnia a dokumentációs, könyvtárszerű feldolgozás szisztémájától. A szervezeti szabályzat és az irattári terv érvényesítését azonban nem merev szempontok szerint képzeli el: a ki- és bemenő levelezés, az iktatás és a belső információk áramlásának számítógépes rendszere esetén elfogadja a tezauruszokat. Feltétel: a rendszer a hivatali hierarchiára, ne pedig a funkcionális kapcsolatok fogalmaira épüljön. A tezauruszok elsődleges alkalmazása - teszi hozzá - eltünteti a hivatali munkamegosztás hierarchikus szerkezetét, s még ha csak eszközként is használjuk, könnyű keresési módszerei könnyen háttérbe szoríthatják az iratmegőrzés kialakult rendjét. Az ügyintézéshez szükséges új információs rendszereket csak eszköznek tekinthetjük. Az iroda-automatizálással természetesen szervezeti változások is bekövetkeznek: a hivatali funkciók egy részének gépi működtetésével több munkakör összevonható, az operatív munka jelentősége megnő. Mindennek a szervezeti szabályzatban és irattári tervben tükröződnie kell. A szerző bizonyos mértékű, Werner Thieme tanításaihoz kapcsolódó konzervativizmusa érthető, hiszen a közigazgatásban vagy az igazságszolgáltatásban a "géppel olvasható iratok" (a