Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Tamáska Péter: Iroda-automatizálás és a számítógépes adathordozók archiválása az NSZK-ban
Tamáska Péter IRODA-AUTOMATIZÁLÁS ÉS A SZÁMÍTÓGÉPES ADATHORDOZÓK ARCHIVÁLÁSA AZ NSZK-BAN 1. Bevezetés Tanulmányomban a gépi adathordozók ügyviteli és levéltári jelentőségéről kívánok számot adni a Német Szövetségi Köztársaságban. Az információk gépi feldolgozása olyan alapvető változást hozott az ügyintézésben, amelyek során merőben új, a hagyományostól eltérő levéltári anyagok keletkeztek. A sokáig nem is vitatott hagyományos levéltári gyűjtőmunka - vélik a nyugatnémet levéltárosok - az irodai tevékenység automatizálásával olyan kérdések megoldását teszi szükségessé, amelyek eddig fel sem merültek. Először is meg kell határozni, hogy mit is értünk az irodai-automatizáláson (Büroautomation), meg kell találni az új iratanyag helyét a levéltári munkában ill. az írásbeli ügyvitelben (Schriftgutverwaltung), sőt, piactanulmányokat (Markstudien) kell folytatni, elsősorban a szoftverek terén. Az irodák gépesítésének módszertani alapját az az elképzelés adja, hogy immár nem az elvégzendő feladatok alakítják ki az ügyintézés struktúráját, hanem ez - megváltozott formában - alárendelődik egy egységes megtervezett információs rendszernek. Az ügyvitelnek olyan koncepciót kell ezzel kapcsolatban kidolgoznia, amely az írásbeliség eddigi funkcióit az új információhordozóknál is érvényesíteni tudja. (Fondképző, proveniencia, az elektronikus levéltárban /elektronisches Archív/ őrzött "iratok" hitelessége, stb.) 2. Iroda-automatizálás Az olyan fogalmak, mint az iroda-automatizálás, vagy az integrált irodai kommunikáció (integrierte Bürokommunikation) a marketing világának szülöttei, és a komputerek tömeges bevezetésével az irodákban is használatos szakzsargon részeivé lettek. A számítógépek különösen az iratanyag létrejöttének, továbbításának, elhelyezésének és nyilvántartásának terén hoztak változást. (Szövegszerkesztéssel készülnek, az eredeti példány sokféle gépi hordozón szerepelhet szalag, merev ill. hajlékony lemez, COM film, dob, stb. -, számítógéppel iktatják és tartják nyilván, telefaxon továbbítják.) Mint Cari-Eugen Eberle vagy Heinrich Reinermann is hangsúlyozzák, még ennél is fontosabb a tömeges adatok feldolgozása - pl. lakóhelynyilvántartás -, illetve a számítógépes információk alapján hozott döntés általánossá válása az ügyvitelben. Amennyiben ezeket az újtípusú "iratokat" levéltári szempontból vizsgáljuk, rögtön felmerül, hogy szoftverfüggően vagy szoftvertől függetlenül is archiválhatjuk őket: ennek eldöntését a német szakirodalom az egyes levéltárakra bízza. Az előbbiekkel kapcsolatban fel kell hívnunk a figyelmet arra, hogy a szövetségi parlament akárcsak a társadalmi élet más területein is - a levéltárügyben is rendkívül hajlékony: közvetlenül csak a Szövetségi Levéltár (Bundesarchiv) munkáját szabályozza. Az egyes tartományok számára jogi keretet ad, amelyet azok sajátosságaik figyelembevételével vesznek át, 8 átdolgozott formában a tartományi parlament emeli jogerőre. Az 1987. július 27-i Baden-Württenbergi levéltári törvény (LArchG) beiktatása • írja Gregor Richter - azért volt különösen nagy jelentőségű, mivel a szövetségi parlamentben 1985-ben elfogadott levéltári törvénytervezetet lényegében megkérdőjelezte, s annál áttekinthetőbb törvényt hozott. A badeniek egyébként a géppel olvasható és tárolható információk, valamint programok megőrzését és történeti értékének megállapítását a levéltárak, elsősorban a stuttgarti tartományi levéltár illetékességébe utalták. Az elektronika, a híradástechnika és a telefonhálózat rohamos fejlődése Nyugat-Németországban már a 80-as években széles körben lehetővé tette, hogy a személyi számítógépeket és terminálokat nagyszámítógépekkel kössék össze, s így átfogó kommunikációs háló jött létre. A háló végpontjain lévő PC-k (személyi számítógépek) számos, eddig egymástól elválasztott hivatali funkciót egyesítenek. Szövegszerkesztéssel helyettesítik az írógépet, automatikusan javítják a nyelvtani hibákat, lábjegyzeteket, név- és tárgymutatót készítenek. A képernyőn történő korrektúra, a különböző iratformák megszerkesztése, az írásformák tetszőleges megválasztása és az akták PC-ken való továbbítása ugyancsak megszokottá válik, akárcsak a legfontosabb világnyelvekre való átültetésük. A számítógép-háló helyettesíti a telefonálást és a küldöncöket. Az információkat "elektronikus postán" küldik meg az érintetteknek, s ezek egyszerre kerülnek a különböző helyen dolgozó
