Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archiválása című TKA kutatási téma zárójelentése

célszerűbb a gépi adathordozókat megőrizni a hagyományos iratokkal szemben, ugyanis az adatokat kinyomtatva, és a leporellókat archiválva óriási papírtömeget kapnánk, az azzal járó helyigénnyel, a rendezéshez és feltáráshoz kapcsolódó sok problémával, ugyanakkor a kutatás számára az értékeléskor az egész anyagot újra gépi leolvasású formába kellene hozni. Alapelvként szögezi le, hogy azokat az adatokat, amelyeket eddig levéltári védelemben részesítettek, a számítógépes feldolgozásra történő átállás után is meg kell őrizni. A rendszerek elemzése során az ún. "negatív megközelítés" módszerét alkalmazta, amelynek lényege, hogy az eddigi gyakorlat alapján seiejtezendőnek minősített rendszereket figyelmen kívül hagyva a vizsgálandó rendszerek köre nagy mértékben leszűkíthető. Tanulmányában igazolja, hogy az IBM PC kategóriájú gépeken is létrehozhatók történeti értékű adatokat tartalmazó rendszerek. Felhívja a figyelmet arra, hogy a levéltári értékű rendszerek archiválásánál nagy figyelmet kell fordítani a velük kapcsolatos dokumentációk megőrzésére is, mert a számítástechnikai adathordozók archiválása segédletek nélkül elképzelhetetlen és értelmetlen. Az államigazgatás két fontos szervének, az Állami Népességnyilvántartó Hivatal és a Központi Statisztikai Hivatal számítógépes rendszereinek vizsgálatát Pető tván végezte el. A vizsgálat során abból indult ki, hogy a számítástechnikai adathordozóknál éppúgy mint a hagyományos iratoknál, elkülöníthetők a történeti értékű információk az ügyviteli értékű információktól. Célul tűzte ki, hogy megvizsgálja milyen levéltári szempontokat lehetne, illetve kellene figyelembe venni a történeti értékű adatokat tartalmazó rendszerek esetében azok megőrzése érdekében. További célja volt annak vizsgálata is, hogy nem semmisítenek-e meg, selejteznek-e ki a számítástechnika alkalmazása során történeti értékű információkat és biztosíthatók-e azok a technikai feltételek amelyek a levéltári érdekek érvényesítését szolgálják. Az ÁNH nyilvántartását részletesen ismertette a létrehozástól napjainkig, leírva az időközben végrehajtott fejlesztéseket is. A nyilvántartás adatainak elemzése során arra a következtetésre jut, hogy a jelenlegi nyilvántartás nem tartalmaz történeti értékű információkat. A zsűri véleménye szerint azt a fontos tényt, hogy az anyakönyvi kivonatokat az ÁNH őrzi figyelmen kívül hagyta, így értékelése - miszerint az ÁNH levéltári szempontból érdektelen szerv, mivel sem a hagyományos, sem a gépre vitt adatai nem tekinthetők történeti értékűnek • nem helytálló. A nyilvántartás esetleges fejlesztésével kapcsolatban felveti a személyiségi jogok védelmének problémáját, ezzel utal a különböző szempontból létrehozott nyilvántartások összekapcsolásából fakadó veszélyekre. A KSH vizsgálatát más módon végzi, véleménye szerint a KSH adatállománya levéltári szempontból több szinten is megközelíthető. Az első szint maga az adatgyűjtés eszköze, a kérdőív, ez azonban nem kapcsolódik közvetlenül a témához, hiszen hagyományos, írott forrásról van szó. Az adatállomány második szintje a kérdőíveken közölt adatok összessége. Ez a hatalmas mennyiségű információ számtalan szempont szerint dolgozható fel, részben hagyományosnak tekinthető manuális eszközökkel, részben a számítástechnika igénybevételével. Az adatállomány harmadik szintje a feldolgozó munka nyomán megjelent KSH jelentések. E forrástípus a történettudomány számára alapvető, de a jelentések egy nagyobb része nyilvános, könyvkiadó által publikált, így nem tartozik természetesen a levéltár ható-, illetve gyűjtőkörébe. A három szint közül értelemszerűen csak a második szintet vizsgálta. Ezen a szinten az adatállományokkal végzett műveleteket elemezve arra a megállapításra jutott, hogy a KSH archiválási rendszeréhez a levéltár nem tud hozzátenni a maga szempontjai alapján semmit. A KSH számítástechnikai adathordozókra vonatkozó őrzési előírásai olyan sokirányú összefüggéssel számoltak, és ebben oly fontos szerep jutott a levéltári aspektusokból legfontosabb történeti szempontoknak, hogy a levéltár beavatkozására véleménye szerint nincs szükség. 3. A levéltári illetékességbe tartozó rendszerek csoportjából a téma fontossága és számítástechnikai szempontból speciális volta miatt önálló témává emeltük ki az adatbankok problémáját. Ebben a témakörben két tanulmány készült. Szerzői: Póti Imréné és Ferencz László Pótí Imréné tanulmányában elsősorban az adatbankok archiválásának elméleti kérdéseivel foglalkozik. Konkrét vizsgálatát a KSH-nál és a Pénzügyi Számítástechnikai Intézetnél (PSZTI) végezte. Dolgozata a KSH rendszerét számítástechnikai oldalról írja le, és ezt elemezve arra a következtetésre jut, hogy a levéltári archiválás gyakorlatának a kialakításához célszerű tanulmányozni ezt a rendszert és az alábbi fontos következtetéseket vonja le: "A KSH adatbázisrendszerében tárolt adatok felhasználásához a jelenleg működő lekérdezési lehetőségektől függetlenül is biztosított az adatvisszanyerési lehetőség, mivel az adatbázisok tartalma mágnesszalagon tárolt file-okban rendelkezésre áll. Ezzel egyszerűen megoldódik az a sok esetben megoldhatatlannak látszó probléma, amelyet a jelenlegi hardware-software környezet megváltozása