Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok
- deszkriptorok (kulcsszavak a tematikus indexeléshez) - dokumentáció (minden publikált vagy nem publikált dokumentáció, ami segíti a fájl használatát) d) Kódlista. A használt kódokon kívül célszerű itt részletezni a rekordszerkezetet (a változók neve, mérete, pozíciója, karaktertípusa). e) A fájl részleges kiíratása. Érdemes a fájl elejéről és végéről kiíratni néhány rekordot, hogy a használónak jobb áttekintése legyen. 6. Kutatás és használat A levéltár lényegében már a tervezésnél eldöntötte, hogy milyen szolgáltatást ad a kutatóknak. A szolgáltatások széles köre képzelhető el, kezdve attól, hogy a levéltár csak a kutató rendelkezésére bocsátja a segédleteket, és a kiválasztott szalagról másolatot ad, amit aztán a kutató másutt dolgoz (tat) fel (ez a legelterjedtebb szolgáltatási forma, így van ez még az élenjáró amerikai National Archives-ban is, annak ellenére, hogy sok levéltáros szerint ez nem elegendő), egészen addig, hogy a kutatónak még a programozásban is segít. A kutatási korlátozások nemcsak az archivált informatikai íratok használatát befolyásolják erőteljesen, hanem a szerzeményezésüket is. Közismert, hogy az informatikai iratok jellegüknél fogva sok friss bizalmas adatot is tartalmaznak, sőt az adatfájlok összekapcsolása révén a papírformában ártalmatlan iratok is potenciálisan Veszélyessé" válhatnak. (Ez is egy magyarázata annak, hogy a szervek miért vonakodnak annyira átadni az informatikai fondjaikat a levéltáraknak.) A nyugati országok törvényhozásai ezeket a veszélyeket felismerték, és sorban születtek a szigorúbbnál szigorúbb törvények. Ismert az is, hogy van technikai megoldás a korlátozások többségének a feloldására: a kényes adatok takarásával kell azonosíthatatlanná tenni az adatokat (Anonymization), és így kell kiadni az anyagot a kutatónak. A takarásnak természetesen ideiglenesnek kell lenni ha a kutatási korlátozás ideje lejárt, a szalagokat teljességükben kell a kutatók rendelkezésére bocsátani. Bár az anonimizálás technikailag sem mindig egyszerű és olcsó, egy sor szakmai problémát vet fel. A művelet megkezdése előtt először is alaposan elemezni kell az adatokat, és meg kell állapítani a kapcsolódó, vagy kapcsolható fájlokat. Lehetőség szerint minden adatkombináció lehetőségét meg kell vizsgálni (nagy fájlok esetében ez hatalmas munka). A látszat ellenére nem biztos, hogy elegendő, ha például egy adatfájlból takarjuk a személyek nevét és címét. Egy kisvárosban vagy faluban könnyen azonosítani lehet valakit foglalkozása, képzettsége vagy jövedelme alapján. Hogy ezt elkerüljük, két megoldás kínálkozik: vagy fokozatosan szélesítjük a takarandó adatok körét, vagy összevonunk bizonyos adatkategóriákat. Az első változat esetén óriási lehet az információveszteség, és könnyen lehetséges, hogy értelmetlenné válna a kutatómunka. A másik megoldás esetén két út áll előttünk: két, esetleg több nem feltétlenül egybetartozó adatkategóriát vonunk össze (bevárt módszer a statisztikában), vagy egy adatkategórián belül a tóiig határokat bővítjük ki, méghozzá úgy, hogy a kiugró szélsőséges egyedi adatok "híguljanak fel* (az előbbi példát idézvén: ha a jövedelemre vonatkozó kategóriákat, melyek eredetileg 10 ezer dolláronként szerepeltek, a "széleken" összevonjuk /0-20 ezer, 20-30 ezer, 30-40 ezer, 40 ezer fölött/, akkor a kisváros néhány legszegényebb és leggazdagabb családja már nem azonosítható, hiszen a kibővített kategóriákba sokkal többen tartoznak bele). A számítástechnikai adathordozók instabilitása és sérülékenysége fokozott biztonságra törekvést eredményezett. A minta rendelkezésre állt, hiszen a levéltárakban pár évtizeddel korábban meghonosodott mikrofilm több hasonlóságot mutat a mágnesszalaggal. A mikrofilm levéltári alkalmazásánál alapkövetelmény, hogy az archivált filmek legalább két példányban őriztessenek: a biztonsági kameranegatív (Master) távol a levéltártói, a kutatók által hasznait másolat pedig a levéltár épületében. Észak-Amerikában elterjedt a harmadik példány is, amit csak újabb másolatok készítésére használnak. Ezt a gyakorlatot átvették a számítástechnikai hordozók archiválásánál is. • 7. őrzés A mágnesszalag adatai optimális körülmények között sem élnek 12-20 évnél tovább, tehát létfontosságú, hogy még a lemágneseződés előtt átmásoljuk őket (a francia Archives nationales-ban 5 évente csinálnak új kópiát). Óriási jelentősége van a jóminőségű hordozónak, tehát nagyon ajánlatos a levéltáraknak a legjobb minőségű szalagokkal dolgozni. A tárolás legfontosabb követelményei a következők: 17-20 °C-os állandó hőmérséklet, 40%-os (az Archives nationales-ban
