Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

E 23-25 2 (felvonó felújítás, építésrendészeti bírságok, közterület igénybevétel) E 27-30 0 (területrendezési ügyek, térképek, településfejlesztés, emlékműve'' k) Az így kialakított dossziékra, csomókra fel kell írni azok tartalmát, az iratképző szerv (szervezeti egység) nevét, az évszámot, tételszámo(ka)t, selejtezési jelet, iktatószámot. A példákból látszik, hogy az iratok ilyen csoportosítása túl munkaigényes, igen sok tárolóeszközt, feliratozási munkát igényel. Ezért a kézi irattárakban rendszerint nem első lépésben, hanem fokozatosan kerül sor a végleges irattári rend kialakítására. Legegyszerűbb módszer az, ha az iratokat az első két évben iktatószámaik nö vekvő sorrendiében tárolják, és ennek megfelelően kötegelik. Mint a későbbiek során látni fogjuk, az első selejtezésre két év után kerül sor, amikor a csomókat kibontják és a selejtezéssel együtt alakítják ki a tételszámok szerinti csoportokat. E módszer hátránya az, hogy selejtezéskor valamennyi iratot újra kézbe kell venni, a teljes átcsoportosítás pedig nagy munkabefektetést',' sok helyet igényel. Átmeneti megoldásként igen hasznos az a módszer, hogy a kézi irattárban az irattári tételeknél lényegesen nagyobb egységeket állítanak fel, majd az iratanyag gyarapodásakor, selejtezéskor vagy legkésőbb a központi irattárnak történő átadáskor gyűjtik egy-egy csomóba vagy iratgyűjtőbe az egy tételszám hoz tartozó iratokat. A tanácsi munkában például elterjedt az a módszer, hogy az iratokat először a selejtezési jelek szerint rakták le. így a selejtezési kódoknak megfelelően hét csoportot alakítottak ki.