Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
9. Kézi és központi irattárak
bizonylatok , szállítókkal kapcsolatos iratok . A megrendelések iratanyaga levelezésből és különféle típusú nyomtatványokból áll. Ide tartoznak a szállítási szerződések, árajánlatok, megrendelő levelek, visszaigazolások, beszerzési és készletezési tervek, anyagstatisztikák stb Valamennyit öt évig kell őrizni, tehát történeti szempontból nem képviselnek jelentősebb értéket, kezelésüket ezért úgy kell megoldani, hogy az ügyviteli célokat minél jobban szolgálják. A megrendelő leveleket a szállítás időpontjáig terjedő időszakban határidő nyilvántartásban szokták tartani. Nagy mennyiség esetén lehetséges az időrenden kívül a szállítók szerinti bontás is. A szállítási szerződéseket a teljesítésig szintén szállítók szerinti csoportosításban, vagy anyagfajták szerint őrzik. A teljesített szállításokat követően mindként iratfajtát szállítófelek szerint, (pl. azok ábécé rendjében, vagy telephelyük alapján) érdemes tárolni, hogy eset leges reklamációk esetén könnyen visszakereshetők legyenek. Az éves megrendeléseket rendszerint e célra készült kartonlapokon tartják nyilván. Sok helyen szokásos, hogy a megrendelések nyilvántartását tasakokon vezetik. A/4-es vagy ennél nagyobb méretű tasakok készíthetők, amelyek egyik oldalán, előnyomott rovatokon vezethető a nyilvántartás, a tasakokban pedig a megrendelő leveleken és szállítási szerződéseken kívül az árajánlatok, szállítási értékesítések, visszaigazolások stb. őrizhetők. A tasakok tárolására az álló iratgyűjtők a legalkalmasabbak, ahol az összetartozó dokumentumokat anyagfajták, szállítók végleges elintézés, esetleges reklamáció után pedig időrendben is lehet tartani. Az anyag- és áruforgalmi számlák négy példányban készülnek, amelyekből a megrendelő az áruval együtt egy eredeti és egy másolati példányt kap. A beérkezett számlák eredeti példányai ügyintézés után a könyvelésbe, a másolatok az a-
