Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

hogy a kereskedelem bekötött iktatókönyveket árusítson. Ezért a helyes megoldás az, ha a szervezeti egység (központi iktató) az Ligyiratforgalmat felmérve az iktató-nyomtatványokból csak annyit köttet be, amennyi egy adott év iratnyilvántartásához szükséges. (A nem iktatott és speciális iratok átadásának részletes szabályaival a későbbi fejezetekben ismerkedhetünk meg.) A hiányzó iratokról az iktatószámok felsorolásával, a szükséges példányban "Hiányjegyzéket" kell készíteni, s azokat az átadási jegyzékhez kell csatolni. A Hiányjegyzékből egy példányt az átadónak be kell iktatni, egy példányt pedig a központi irattárba leadni. Ha a hiányzó iratok között olyan is van, amelyet az irattári terv szerint később át kell adni a levéltárnak, egy külön példányt az iktatókönyvben is a levéltári átadásig őrizni kell. Célszerű már a kczoonti irattári átvételkor a hiányzó iratok iktatókönyvi bejegyzésénél egy "H" betűvel ezt a tényt jelölni. Mindez megkönnyíti az irattári selejtezést, de az iratok levéltári átadását is. Altalános szabály, hogy az ügyintézők az irattárba helyezendő (határidős vagy véglegesen elintézett) ügyiratokat nem tarthatják maguknál. Ha azonban a napi munka érdekében mégis ez szükséges vagy indokolt, a visszatartott iratokról "Ügyiratpótló lapot" kell készíteni, amelynek a következő adatokat kell tar talmaznia: - az ügyirat száma és tételszáma (irattári jele), - az ügyirat tárgya, - az ügyintéző neve és beosztása, - a visszatartás dátuma, - a leadásra megjelölt- határidő.