Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
3. Irattani alapfogalmak
E fogalmon az iratok átvételét, átadását, iktatását, mutatózását, tisztázását (sokszorosítását), továbbítását, irattározását, selejtezését és a levéltárnak történő átadását értjük. Az ügyiratkezelés lényege tehác a nyilvántartásba vétel. Az iratok nyilvántartása azon nyilvántartások közé tartozik, amelyek nemcsak kötelezők, de nélkülözhetetlenek is. Aligha képzelhető el ugyanis a különböző szervek, de a szervek és a magánszemélyek közötti kapcso! • r ? sbeliség nélkül. Az esetek kisebb részében az egyszerű levelezésnek nincs további ügyviteli mozzanata, és olyan történeti jelentősége sincs, hogy későbbi korok kutatóinak szükségük lenne rá. Az ügyviteli kapcsolatok túlnyomó többsége azonban olyan, amelyben nincs kizárva annak valószínűsége, hogy az üggyel ismét foglalkozni kell. Ilyenkor kerül előtérbe a nyilvántartás jelentősége. Az ügyiratkezelésnek ugyanis az a célja, hogy a szükséges adatokat az elérhető legrövidebb időn belül szolgáltassa (megmutassa, hol található az irat, volt-e előzménye az ügynek stb.). Az az iratkezelés (-nyilvántartás), mely nem segíti az ügyek gyors és pontos elintézését, felesleges, bürokratikus. Az ügyiratkezelés - bármilyen egyszerű levelezésről van is szó - nem képzelhető el Önmagában, minden egyéb munkamozzanat nélkül. Ha egyebet nem is teszünk, az iratra feljegyezzük a nyilvántartásból kapott számot, jelet stb., más szóval kezeljük az iratot. Az ügyiratkezelési munka a hivatali munka egyik legszélesebb területű tevékenysége, mivel átszövi az iratképző szerv egész tevékenységét. Az ügyiratok kezelése (az iratok átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, mutatózása, csatolása) az ügy kezdetekor időben megelőzi az ügyintézés folyamatát, mozzanatai véginkísérik az egész eljárást, és a befejező cselekmények is az iratkezelési munka körébe tartoznak.
