Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés.folyamata

Az iktatőkonyv rovatainak kitöltése * Akármelyik iktatási rendszert alkalmazunk, sz év elején érkező első irat száma egyes. (Szánkeret alkalmazása esetén a számkeret első száma.) az iktatást az év elejétől sz év végéig folyamatos - megszakítatlan - sorrendben kell végezni. Célszerű az iktatőkonyv sorszáméit előre beírni, így elkerülhetjük a a kihagyást, esetleg számtévesztést vagy ismétlést. Rendkívül fontos előírás, hogy egy sorszánon csak egy ügyet szabad iktatni. A dátumot, azaz irat beérkezésének Időpontját minden egyes irat mellett pontosan fel kell tüntetni. Nem szabad ismétlő jelet használni és a rovatot kitöltetlenül hagyni. Külön étámm megjegyezni, hogy alszámos iktatási rendszer alkalmazásakor sz elszán mellett kell sz érkezés keltét feltüntetni. A beküldő nevének kitöltésénél bstöszavas. rövidítéseket csak közismert nevek esetén szabad használni, (pl. BM, PM, stb.) Rövidítéseket csak oly nődön alkalmazhatunk, hogy abbéi félreértés semmiképpen ne származhasson (Pl. a Központi Múzeumi Igazgatóság nevét semmi esetre sem jelölhetjük az iktatókönyv ben KMI-nek. Ellenben - hogy a név a rovatba kényelmesen beleférjen - Közp. Múzeumi Ig.-nsk rövidíthetjük.) Rendkívül fontos a beküldő által megjelölt iktatószám bejegyzése is, mivel sz utólagos reklamáció, érdeklődés esetén, megkönnyítheti s visszakeresést. A tárav rovaténak kitöltésénél s legfontosabb, hogy megfelelő módon határozzuk meg azt, sz irat tartalmi jellegéhek megfelelően. Nem elegendő a formai jegyekre utaló tárgynsghatározás. Nsn elégséges pl. a tárgy rovatba csak ennyit írni, hogy igazgatói utasítás, fsl kell tüntetni, hogy az mire vonatkozik (pl. igazgatói utasítás sz iratkezelési szabályzat előírásainak betartására.) Persze, amennyiben lehetséges, s tárgyat minél tömörebben, lehetőleg egy-két szóban fogalmazzuk meg. A lényeg azonban az, hogy abbéi fsl tétlenül