Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

1. Az írásbeliség kialakulása, az iratkezelés rendszerének változásai

ni. Működésük egy részét királyi parancsra vagy országos méltóságok (pl. nádor, országbíró) felkérésére végezték. A hiteleshelyeken a kibocsátott oklevelekről másolati könyveket vezettek, ide írták be az eredeti beadványokat, királyi rendeleteket, a törvénykezési fórumok által hozott ítéleteket is. Ez a folyamat együtt járt a középkori irattárak kialakulásával, amelyekben a jogbiztosítást szolgáló okleveleken és másolati könyveken kívül olyan iratokat is kezdtek megőrizni, melyekre a további ténykedésnél támaszkodni lehetett. Ez utóbbiak nagy része azonban az idők folyamán elkallódott. Az iratok szisztematikus megőrzésével hazánkban először az 1528 óta működő magyar királyi kamaránál találkozunk, ahol a kiküldött levelek, rendelkezések stb. fogalmazványait időrendi sorozatban megőrizték. A kamarához érkezett királyi rendeleteket a már ismert szisztéma szerint másolati könyvekbe vezették be, a levelező partnerektől érkező beadványokból pedig külön iratsorozatot hoztak létre. Az ország másik igen fontos kormányszervénél, a politikai ügyeket intéző magyar királyi kancelláriánál az iratokat két nagy csoportba osztották: az egyikbe a beérkezett eredeti levelek, a másikba a válaszlevelek fogalmazványai kerültek. A fogalmazványokat a kamarához hasonlóan időrendben rakták le, míg a bejövő leveleket a levélírók szerint csoportosították. Az iktatást ebben az időben még nem ismerték; a beérkezett levelekre csak a dátumot írták fel. A kutatás, az iratok visszakeresése ezekben az esetekben rendkívül körülményes volt. A nagyobb egységekről ezért lajstromokat készítettek, melyek az iratok biztonságos megőrzését is szolgálták.