Paulinyi Oszkár: A Helytartótanács levéltára (Levéltári alapleltárak I. Országos Levéltár 8. Budapest, 1954)

utalva a mai felállítási, tárolási összefüggésekre, ezek^a külső, idegen irattári provenienciák - az azokat magukbazáró helytartótanácsi föállag utan sorolva - önálló állagként vannak számbavéve. Az olvasó tájékozódását az állagok nagyszámú sorozatában megkönnyítendő, helyénvaló, hogy a bevezetés némi rendszerező áttekintést nyújtson az állagrendről is. Ez az állagrend történetileg alakult ki és szorosan összefügg az iratokat termelő élő Ügyvitelnek a fejlődésével,^ változásaival* Ha az ügyvitelnek az "irodában" /esetleg irodákban/ lezajló technikai mozzanataitól /iktatás, leírás, postázás> kiadás/ eltekintünk, az érdemi, a szorosabb értelemben vett ügyintézésnek két, egymástól élesen elhatárolható fázisát külön*-^ böztethetjük meg* A döntést hozó határozat, az intézkedő^végzés az egyik, k másik a döntést/ az elhatározást megelőző előkészítő tanulmány és javaslatot tevő^véleményezés, A kettő közül az elsőnek, az ügyek végső elbírálásának, a határozathozatalnak a módja a helytartótanács fennállása alatt mindvégig változatlan marad: az a tanács egyetemét ^illeti meg és a tanácsülésben megy végbe^ Annál több mozgást, változást^mutat a másik fázis,, az Ügyelőiek a döntést előkészítő, véleményező feldolgozása. E változások^figyelembevételével a helytartótanács ötnegyed .százados történetében "két fő korszakot különböztethetünk meg# Az első az előadói meg bizottsági ügyintézés kora /1724-1783. november 2.3./, amikor hol egy-egy/tanácsos, hol Brét-három tagu, esetről, esetre kiküldött bizottság, majd meg az állandó bizottságok egész sora,/utóbb pedig ismét egyes előadótanácsosok /végzik az ügyek előkészítő tanulmányát és véleményezését. A másik az u.n. "departamentális"^korszak /1783. november 24 - 1848.áprilisáig/, amelyben az előkészítő ügyintézés a meghatározott ügykörrel foglalkozó és állandó személyi státussal biró ügyosztalyok között oszlik meg. A fejlődés távlatából nézve az első korszak mint a múltból átvett hagyományos gyakorlat béklyóiban vergődő kísérletezések, a dolgok nyomására csak foltozgató^félmegoldásokkal válaszoló próbálkozások periódusa értékelhető, mig a másikat a teljes kiforrottság jellemzi: a^különleges munka; a szakértelem szükségességét es érvényesítését jelző mélyreható szakosítás /közel 30 a hosszuéletü, 1848-ig működő ügyosztályok száma/; az ügyyitel sokrétűen tagolt /iktatástól a kiadásig!/ munkafolyamatának a személytől függetlenülő szervezettsége a már valósággal gépies^ bürokratikus^kooperáció jegyében; a következetes, a hivatali gepezéT^egeszét átfogó^egyöntetűség^és mind e mögött tudatos, a munka eredményességét néző észszerüség - a "racio". A két korszaknak ez a fejlődésbeli ellentétessége nem kisebb élességgel, sőt még érzékelhetőbb formákban Ütközik ki az iratkezelés területén,^az alkalmazásra kerülő irattári rendszerek szerkezeti felépítésében. A departamentális korszak iratkezelésének legjellegzetesebb ismeretjegye, hogy szorosan simul az iratokat termelő és azokat uindujr'a ismét használó ügyvitelhez, tudatosan keresi és alkalmazna az ügyintézést^megkönnyítő, az észszerű megoldásokat. Ez a szoros alkalmazkodás egyrészt abban nyilvánul meg, hogy az ügyirat /az ügyirategység/ válik végérvényesen és általánosan aT iratkezelés alapegységévé, másrészt, hogy az állagok kialaki-