A MTAK munkatervei, beszámolói, éves jelentései 1964.

7 AKADÉMIAI FELADATOK

A 116 akadémiai intézménynél és szervnél végzett felmérés eredménye: 1963 végén 3557 iratfolyéméternyi anyag volt található. Megtörtént az akadémiai levéltári hálózat kialakítása; a levéltári iratanyag kezelésére az intézeteknél által ában ügyi ntézők, gazdasági vezetők, könyvtárosok kaptak megbízást. Elkészült a levéltári gyűjtési területet az állagbontásig tükröző fondjegyzék, valamint /az iratkezelés kísérleti módszeréül/ a levéltári tételjegyzék. Az MTA Elnökségi Titkárságával és Gazdasági Hivatalával együttműködésben gondoskodás történt az 1964 előtt begyűjtött anyag biztonságosabb elhelyezéséről; a hivatali szervek irattárában lévő 1954 előtti anyag átvétele folyamatban van. A Levéltári Csoport részvételével folyt le a TMB, valamint az MTA II. Osztálya iratanyagának rendezése. Az iratkezelés helyszíni tanulmányozása megkezdődött, a selejtezési és ügyviteli felelősökkel való rendszeres kapcsolat egyidejű kialakításával. A munka programjának és módszereinek kialakításánál hasznosnak bizonyult a Művelődésügyi Minisztérium Levéltári Osztályával, valamint az Országos Levéltár szakembereivel folytatott konzultáció. 7.3 HÁLÓZATI MUNKA 7.31 Hálózati központi feladatok Könyvtárunk központi részlegei közül elsősorban a Szerzeményezési és a Nemzetközi csere-részleg tartotta fenn és mélyítette el 1964 folyamán az akadémiai könyvtári hálózat irányában korábban kialakított kapcsolatot. Duplum- és fölöspéldányok elsősorbani felajánlásán és szétosztásán kivül a devizaszükséglet felmérése, igényles, keretelosztás, a felhasználás ellenőrzése, devizás rendelések átvizsgálása, engedélyezése és továbbítása, illetőleg külföldi periodikák előfizetése, cserekapcsolatok egyeztetése és az akadémiai kiadványok cseréjének központi nyilvántartása képezte a funkcionális hálózati központi feladatok tárgyát. A könyvrendelések adatgyűjtő megvizsgálása bizonyos mérvű másod- vagy harmadlagos rendeléseket, vagyis átfedéseket tárt fel. A továbbiakban ennek kiküszöbölésére, valamint a duplum- és fölöspéldányok szétosztásánál az átfutási idő további csökkentésére, periodikák előfizetése terén pedig a csereanyaggal való helyettesítés lehetőségeinek fokozottabb kihasználására kell törekedni . 7.32 Módszertani munka 1964-ben 15 akadémiai intézet könyvtárában folytattunk - általában kielégítő eredménnyel - több napra terjedő, szükség szerint változatos témájú és módszerű tanulmányozást és adtunk módszertani útmutatást. 7.33 Gyarapodás központi nyilvántartása A külföldi könyvek országos gyarapodási jegyzéke számára történő bejelentések terén annyiban értünk el eredményt, hogy a bejelentések rendszeresebbekké és pontosabbakká váltak. A rendszeresen jelentő 31 hálózati könyvtár mellett azonban még mindig igen nagy /13/ az e tekintetben passzív könyvtárak száma. A kurrens folyóiratgyarapodást ezzel szemben - 3 kivételével - valamennyi intézeti könyvtár jelentette. Sajnálatos vontatottsággal halad a hálózati központi katalógus kialakitása. Az ezzel kapcsolatos technikai munka jelenlegi kapacitása legfeljebb a kurrens anyag feldolgozására elegendő, a nagy mennyiségű hátralék feldolgozására azonban már nem terjedhet ki. 24