Fráter Jánosné: Az Akadémia Könyvtár iratai : 1831–1949 (A MTAK kézirattárának katalógusai 14., 1984)

Bevezetés

4 érintő ügyintézést; kinek, mivel kapcsolatban küldtek levelet, jelentést, feljegyzést. Ide jegyezték be a reklamációkat, a megrendeléseket, köttetéseket stb. Ez a "Könyvtári Napló" rendkívül kezdetleges volt. Célszerűnek látszott, hogy ennek anyagát, a kezdeti idők irataival együtt, egy iktatókönyvbe vezessük be. Annál is inkább, mert 1896-tól 1949-ig a hivatalos iratok már rendszeres iktatókönyvbe kerültek. (Még azl896. évi iktatőkönyv is "Napló"-ként kezdődik, de hamarosan iktatókönyvvé alakul.) Az 1896-1949 között készült, eredeti könyvtári iktatókönyvek hiánytalanul megvannak. Ezek az iktatókönyvek, valamint az általunk az 1831-1895. évekre készített iktatókönyv is évenkénti csoportosításban, az éven belül egyszerű folyószámmal jelölve tartalmazzák a könyvtári iratokat. A katalógusban "A könyvtári iratok gyűjteménye" részben, a hivatalos iratokat 1831-1895 között az iktatókönyvben évenként számsorrendben,az 1896-1949 közöttieket évenként,tematikai csoportosításban soroljuk fel. A tematikai csoportosítást az indokolta, hogy a könyvtári ügyvitel ez időtől rendszeresebbé vált és a megnövekedett iratanyag nem volt könnyen áttekinthető. Négy tematikai csoportot alakítottunk ki: 1. Könyvtári ügyvite

l. Ide osztottuk be a Könyvtár egészét érintő iratokat, a kül- és belföldi cserekapcsolatok iratait, jelentéseket,kimutatásokat, a személyzeti ügyekkel foglalkozó iratokat stb. 2,A Beszerzé

s-hez tartoznak az ajándék, a csere-, vétel- és kötelespéldányként küldött anyagok iratai. 3.A Kölcsönzés tárgykörbe kerültek a nemzetközi-, hazai könyvtárközi kölcsönzések, valamint testületek, intézmények és személyek részére történt kölcsönzések és az ezekkel kapcsolatos térítvények, reklamációk iratai. 4. Az Egyéb irato

k-hoz soroltuk a Könyvtár technikai, műszaki kérdéseivel foglalkozó, valamint az előző tárgykörökbe be nem sorolható iratokat. (Az 1831-1895 közötti időszakban a felsorolásban évkimaradások vannak. A kimaradt évekből nem találtunk iratokat. 1896-tól az iratok számsorrendjében — a tematikai csoportok tételeit összesítve — helyenként számugrással, illetőleg hiánnyal találkozunk. Ennek az az oka, hogy az irat szerepel ugyan az iktatókönyvben, de a rendezés során nem került elő.) Az eredetileg iktatott hivatalos iratokon kívül még sok könyvtári irat került elő. Egyrészük iktatatlan, beszámozatlan volt, másrészük kötetes kézirat. Néhány kötetes kéziratnak volt ugyan valamilyen ismeretlen felállítási, vagy tárolási rendszert feltételező száma, de ezeket sehogy sem lehetett a hivatalos iratok iktatókönyvébe, a beszámozott iratok közé elhelyezni az előzőleg kialakult belső rend megbontása nélkül. Az utólag előkerült iratokat a hivatalos iratok végére helyeztük, és számukra külön iktatókönyvet nyitottunk. Ugyanebbe az iktatókönyvbe dolgoztuk be a kötetes anyagokat is. (A jobb raktári helykihasználás miatt a kötetes anyagokat egy csoportba helyeztük el.) A kisebb és a kötetes analekták alkotják a Vegyes irato

k csoportját. A vegyes iratokat formátumuk szerint két alcsoportba rendeztük: a.) Utólag előkerült irato

k, b,) Kötetes kéziratok. A könyvtári iratok gyűjteménye jelenlegi állagában lezárt gyűjtemény. További iratok előkerülése nem valószínű. A második rész a Kézirattár egyéb könyvtári iratai

t tartalmazza. Ezeknek az iratoknak tárgyuknál fogva "A könyvtári iratok gyűjteménye"-be kellett volna kerül-