Székely Sándor (szerk.): A Magyar Könyvtárosok Egyesületének évkönyve 1976 (Budapest, 1977)
A VIII. Vándorgyűlésen, Nyíregyházán elhangzott előadások - Dr. Marinovich Endre: A könyvtárak és a közönségkapcsolatok
Az egyik megközelítés szerint vannak véletlen, alkalmi és tervszerű információk. A véletlen információk véletlen események kapcsán jelentkeznek, az alkalmi információk valamely fáradozás eredményei; a tervszerű információkat pedig valaki tudatosan készíti és juttatja el a közvéleményhez. A közönségkapcsolatok voltaképpen a tervszerű információval egyenlőek. 1 Eqy másik - igen sokat idézett - összefüggés a cselekedetek és a szavak helyesnek ítélt arányát érzékelteti: PR = 90%-ban tégy helyesen 10%-ban beszélj róla 2 . A közönségkapcsolatok az intézmény (a könyvtár) vezetése által koordinált, minden részterületre kiterjedő tájékoztatási tevékenység, amelynek célja, hogy az intézmény iránt bizalmat keltsen, majd ezt a tevékenységet értékelve a megszerzett bizalmat fenntartsa, ápolja. Az intézmény és környezete a kommunikáció módszerével kapcsolódik egymáshoz, ezért célszerű az információelméleti megközelítés alkalmazása. A kapcsolatszervezés ugyanakkor a vezetés magatartásformája, ezért nem hanyagolhatók el a vezetéstudománnyal való összefüggései. A közönségkapcsolatok gyakorlása nem azért a vezetés koncepciója, mert kielégítő szakismeretekkel csak azok rendelkeznek, akik egy intézmény élén állnak, hanem azért, mert gyakorlatilag alig van olyan esemény vagy döntés, amely bizonyos fokig ne érintené ezt a tevékenységet. A gyakornoktól az igazgatóig a könyvtár valamennyi munkatársa a közönségkapcsolatok fontos hordozója. A vezetésen múlik, hogy ennek a hordozónak a töltése pozitív-e vagy negatív. Szinte nyilvánvaló a kapcsolat a pszichológiával és a szociológiával is, ez az egyes embercsoportok véleményreakcióinak felmérésénél, a mondanivaló tartalmának meghatározásánál egyaránt szemünkbe tűnik. Melyek a^ok a feladatok, amelyeket a hatékony PR-tevékenységnek be kell töltenie? Ezek: — a könyvtár alaptevékenységének alátámasztása; — valamennyi kommunikációs eszköz felhasználása a kitűzött célok érdekében; — tájékoztatás a könyvtáron belül minden munkatársra kiterjedően; — kapcsolattartás és együttműködés a különböző szervekkel és szervezetekkel; — tapasztalat- és véleménycsere a többi kulturális intézménnyel. A közönségkapcsolatok műveletei mindig részterületeken folynak le, ezek egyes fázisait a könyvtár közönségének egyes csoportjait felsorolva tekintjük át. A könyvtár közönségének általunk alkalmazott csoportosítása - amely a belső és külső kapcsolatok csoportképző ismérvét használja — bizonyos általánosítás eredménye, de ettől lényegében egyik felosztás sem különbözik. Nem tér el alapjában véve a más szocialista országokban alkalmazott csoportosítás sem, esetleg az elnevezésekben lelünk különbségre. A PR műveletek tehát a következők: A belső kapcsolatok ápolásával a könyvtár saját munkatársaihoz fordul. Tudatosan és tervszerűen tájékoztatja dolgozóit az intézmény múltjáról, jövőbeni elképzeléseiről és azokról a gondokról, amelyek megoldásában a könyvtár saját munkatársaira támaszkodik. Egyet kell értenünk annak a lengyel szakembernek a véleményével, aki igen érzékletesen fogalmazta meg a belső tájékoztatás lényegét: „A jól informált dolgozó olyan munkatárs, aki ötletekkel, javaslatokkal, elgondolásokkal segíti a mun24
