Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése - A Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség kiadványai 4. (Budapest, 2010)

Szakály Ildikó: A Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltára

Az állapotfelmérés elkészítését kettős cél vezette: egyrészt az állomány- védelmi feladatok megtervezéséhez szükséges alapvető információkat gyűjtöttük össze. Másrészt az így keletkezett írásos jelentés és fotódokumentáció segítségével tudtuk az egyetem fenntartóit meggyőzni arról a tényről, hogy a központi irattár raktározási körülményei nem felelnek meg a jogszabályban előírtaknak, a létesítendő levéltár nem helyezhető el itt.

Álláspontunkat a Vas Megyei Levéltár korábbi szakvéleményeivel és az irattáros - évek alatt született - feljegyzéseivel is alátámasztottuk. Minthogy a fenntartó jó együttműködéssel folyamatosan a fennálló helyzet megoldására törekedett, helyiségeket javasolhattunk mind a központi irattár kezelésében maradó iratanyagok, mind pedig a levéltár őrizetébe kerülő iratanyagok elhelyezésére.

Tárgyalásaink eredményeképpen, elsőként a Munkaügyi Osztály központi irattárral szomszédos, kézi irattarozásra szolgáló helyiségének birtokba vételére kértünk és kaptunk engedélyt. így az iratanyag száraz, tűzvédelmi és biztonságtechnikai szempontoknak megfelelő helyre költözhetett. Megszüntettük a helyiség más célú használatát, gondoskodtunk zárhatóságáról.

Az irattári „rendteremtés” során a szakszerű iratkezelés feltételeinek megteremtése érdekében rendezési segédletet állítottunk össze „A Központi Irattár kezelési szabályzataiímmel.

Az Iratkezelési Szabályzat alapján készült, annak kiegészítésére szolgáló belső szabályzat célja, hogy a Központi Irattár kezelésében maradó iratanyag raktári rendjét szabályozza, az itt őrzött iratanyag kezelésére, tárolására, rendezésére, használatra bocsátásra vonatkozó kérdésekben eligazítást adjon. Részletezi azokat az irattári munkafolyamatokat, melyek az iratok levéltárba adásával, az iratok selejtezésével kapcsolatosak. Rendelkezik az iratok gondozásával kapcsolatos állományvédelmi teendőkről. Mellékleteként az iratok keletkezésekor érvényben lévő irattári terv kivonatai segítik az iratok irattári terv szerinti tételbe sorolását. Fentiek alkalmazása előkészíti az irattárból levéltárba kerülő iratanyag szakszerű és gyors átvételének folyamatát.

Miközben folytak az előkészítő munkálatok, született egy másik, a levéltár működési körülményeit megalapozó fenntartói döntés is. Ennek értelmében a levéltári raktár funkcióját a jövőben egy 46 m2 alapterületű, 300 polcfolyóméternyi irat elhelyezésére alkalmas helyiség tölti be.

Valójában a levéltár ezzel a döntéssel intézményesült. A történést hivatalos levéltáravatás, majd a SEK Tanácsa és a NyME Szenátusának határozatai követték, melyekkel elfogadást nyert a SEK Levéltára integrációja a NyME Könyvtára és Levéltára szervezeti és működési kereteibe.

217