MLE 2007. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2008)

III. INFORMATIKAI SZEKCIÓ

CSEH GERGŐ BENDEGÚZ (Állambiztonsági Szolgálatok Történeti levéltára) A LEVÉLTÁRI DIGITALIZÁLÁS INTÉZMÉNYI STRATÉGIÁJA Tisztelt Kollégák! Az alábbiakban a levéltári anyag digitalizálásának néhány alapelvére szeretném felhívni a figyelmet, illetőleg egy levéltári digitalizálási program döntéshozatali folyamatát próbálom meg egy kissé leegyszerűsített ábrán illusztrálni. Néhány alapelv: • a digitalizálás elsősorban a levéltári Íratok használhatóságát, azok hozzáférhetőségét szélesítő eszköz, a digitalizálási stratégia ezért az intézmény „nyilvánossági stratégiájának" része kell legyen; • a digitalizálási folyamat az eredeti iratanyag használatának kiküszöbölése révén állományvédelmi feladat is, ezért az intézményi állományvédelmi stratégiába is illeszkednie kell; • a digitalizálás nem járhat az eredeti iratanyag rongálódásával, állapotának veszélyeztetésével; • a digitális állományok használata nem sérthet sem személyiségi, sem szerzői vagy egyéb jogokat; • a digitalizálási program megkezdése előtt világosan tisztázni kell: a célokat (kutatás, nyilvánosságra hozatal, állományvédelem, ill. ezek kombinációja); a digitalizálandó iratok körét (összhangban az intézmény állományvédelmi és nyilvánossági stratégiájával); a feladat elvégzéséhez és hosszabb távú fenntartásához szükséges anyagi, emberi erőforrásokat; • a digitalizálandó iratok kiválasztásakor figyelembe kell venni: az intézmény stratégiai céljait, az iratanyag iránt mutatkozó kutatói, társadalmi érdeklődést, az iratok fizikai állapotát, az esedeges jogi akadályokat,