MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)
V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban
iktatási rendszert használtak, nagy iratforgalommal, általánosságban kijelenthetjük, hogy az iratkezelési szabályzatok csak az iktatott általános iratokra vonatkoznak. Megjegyzendő, ez a jelenség nemcsak az elektronikus iratok esetében jelentkező sajátosság, hanem általános iratkezelési probléma, az Országos Mérésügyi Hivatalban az elnöki iratok, a Magyar Bányászati Hivatalban a bányatelek-nyilvántartás, a Foglalkoztatási Szolgálatnál a munkanélküli nyilvántartás, Az Erdészeti Tudományos Intézetnél a kutatási jelentések elkülönülő nyilvántartását az iratkezelési szabályzat szintén nem foglalta magában. A nemzetközi szabványoknak, így az ISO 15489 szabványnak, és a Moreqspecifikációnak 3 - az ismertsége pedig kimutathatadan volt. Elektronikus irattípusok Az iratkezelés során a központi közigazgatás szervei kiterjedten alkalmazzák az új iratkezelési technológiákat. Valószínűleg nem lep meg senkit, hogy az irodai alkalmazások használata, az elektronikus levelezés és a weblapok használata a központi közigazgatási szervek tekintetében teljes körű, minden szervnél megtalálható. Meglepő viszont, kiemelendő, hogy a különböző szakmai nyilvántartások mennyire elterjedtek. Az adatbázist - az ügyviteli, iktatási adatbázisokat nem sorolva ide - használó tizenhat szerv közül nyolc ötnél több adatbázist üzemeltet. Öt szervnél pedig a feladatkör meghatározóan az adatbázisokkal végzett munkához kapcsolódik. A maradandó érték megőrzése szempontjából árnyaltabb képet mutat, hogy az így keletkező elektronikus iratok mennyiben válnak a szervezett iratkezelés részeivé. Az elektronikus levelezés során keletkező iratokat például az esetek többségében — a vizsgálatban szereplő 21 szerv közül mindössze kettő esetében (Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Magyar Műszaki Biztonsági Hivatal) őrzik meg elektronikusan, a GKM esetében ráadásul nem teljes körűen. Hasonló a helyzet az office-dokumentumokkal is, azzal a különbséggel, hogy több szervnél (Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség, GKM, Földmérési és Távérzékelési Intézet, Magyar Vidékfejlesztési Hivatal, Országos Állategészségügyi Intézet, Magyar Műszaki Biztonsági Hivatal) meghatározott tárgykörökben kizárólag elektronikus formában őrzik. Míg a fenti kategóriák az iratok keletkezésére koncentrálnak, más megközelítést tesz lehetővé az iratkezelési rendszerek számbavétele. Itt a következő kategóriákat különböztettük meg: 13 ' http://europa.eu.int/idabc/'sen'lets/Doc?id=16847 2005. augusztus 18.
