MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)
V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - KIGLICSNÉ KATONA RITA (VÁTI): A VÁTI Kht. Dokumentációs Központ tervinformációs rendszere. Az építésügyi-műszaki tervfeldolgozás tapasztalatai
levéltárak megőrzésében lévő dokumentációkról, a jogszabályi előírások betartása a még felszámolás alatt lévő megszűnt állami építés-tervező vállalatok gyűjtemények átvétele kérdésében kiemelten fontos és közös feladatunk a gyűjteményekben rejlő maradandó műszaki értékek megőrzése, a műszaki információszolgáltatás területén. Jövőbeni elképzelésünk és célunk, hogy az adatbázis ne csak a VÁTI Dokumentációs Központjában őrzött dokumentumokat, de egyéb gyűjteményekben, intézményekben, levéltárak megőrzésében lévő építésügyi-műszaki tervek adatairól is tájékoztasson. Az un. Virtuális Tervtári adatbázis az építésügyi tervdokumentációk országos lelőhely nyilvántartásaként, egy kereső felületen adna információt a használók, kutatók számára a keresett terv műszaki jellemzőiről, megadva az eredeti dokumentum lelőhelyét, a betekintés lehetőségét, ezáltal csökkentve az információkeresésre fordított időt. Az építésügyi - műszaki tervfeldolgozás tapasztalatai A Dokumentációs Központ szaldrodalmi- és tervinformáció szolgáltatáshoz a különféle dokumentumok egyedi azonosítása a visszakereshetőség biztosítása, - a megőrzésre 14 átvett dokumentumok leltári nyilvántartásba vétele 144 , az információtartalom feltárása, 145 osztályozása, a dokumentum raktári jelzetekkel való ellátása, adatbázisba rögzítése, rendezése 146 , raktári Megőrzés: Az 1995.évi LXVL törvény-a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről előírásai szerint. 144 Leltári számbavétel: A dokumentum azonosító egyeztetése a meglévő nyilvántartással, illetve ennek hiányában a nyilvántartási adatok felvétele, rögzítése. 145 Tartalmi és formai feltárás: A dokumentumtípusonként eltérő tartalommal, de kötelező bibliográfiai adatok felvétele mindenesetben a cím, szerzőség, terjedelem, néhány mondatos tartalmi összefoglaló, annotáció a dokumentum egyenkénti kézbevétele útján. A feltárás módjai: adatlap felvétel, DKT adatbázisba, vagy OLIB rendszerbe rögzítés, illetve Excel adatbázis készítése. 146 Rendezés: Átvett gyűjtemények esetében a meglevő raktári jelzet szerinti előrendezés, polcra helyezés. Feldolgozott gyűjtemények esetén a raktári jelzet szerinti elhelyezés, a dokumentum állományvédelme, levéltári tárolásnak megfelelő iratvédelem biztosításával.
