MLE 2005. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2006)

HALÁSZ ÉVA (PhD): Elmélet és valóság. - Állományvédelmi tapasztalatok ösztöndíjas kutatások során

Levéltárában és a Nemzeti Levéltár központi épületében ezt a feladatot fegyveres biztonsági őr látja el, az Akadémia Levéltárában és a Nemzeti Levéltár káptalani anyagot őrző részegységében azonban a levéltárosok maguk végzik el a belépők adminisztrálását. Külön kérőlapot csak azokban az intézményekben rendszeresítettek, ahol sok kérést fogadnak, máshol azt kérik a kutatótól, hogy az anyaghoz mellékelt kísérőkartont írja alá. Igaz, ebben az esetben a levéltárosok a kutatási naplóban maguk rögzítik, hogy ki milyen anyagot kért ki aznap. Azonban ez a módszer sem biztosítja azt, hogy az esedegesen eltűnt dokumentumot utoljára használó kutatót név szerint is beazonosítsák. A segédletek és forráskiadványok csak a Horvát Nemzeti Levéltárban voltak szabadpolcon elérhetőek a látogatók számára. Zágráb Város Levéltárában és az Akadémia Levéltárában kérésre a dolgozók adták oda a szükséges kiadványokat. A középkori anyagról az utóbb említett két helyen darabszintű segédlet is elérhető. A kisebb kutató forgalmú levéltárak esetében nem találunk ruhatárt az épületben, sem olyan külön helységet, ahol a látogatók elhelyezhetnék a munkájukhoz nem szükséges csomagjukat. így lehetőség van arra, hogy a kutatók bevigyék a kutatóterembe az esedeges magukkal hozott „elemózsiát", és ahol nincs állandó felügyelet, ott el is fogyaszthatják azt. Esős időben a vizes esőkabátok, ernyők elhelyezése sem igazán megoldott mindenütt. Nem minden esetben van lehetősége arra az intézménynek, hogy a kutatóteremben állandóan tartózkodjon munkatárs. Ez a szándékos rosszindulat feltételezése nélkül is igen veszélyes, hiszen tájékozatlanságból, gondadanságból is okozhatnak a kutatók károsodást az anyagokon, nem beszélve arról, hogy a műszaki berendezések (mikrofilmolvasó, számítógép) használata is nehézkes lehet az első alkalmakkor. Különösen abban az esetben jelenthet problémát a felügyelet nélkül maradt kutatóterem, ha sok „amatőr" kutató használja a levéltárat. Találkoztam olyan esettel is, mikor a kutatóterembe beosztott levéltári munkatárs végezte a látogatók regisztrálást, de mivel azt viszont egy különálló helységben tette, így felügyelet nélkül maradtak a már dolgozó kutatók. Az egyik esetben a kutatótermet - helyhiány miatt — az egyik raktárhelységben rendezték be. A levéltárosok munkaszobája a szomszéd helységben volt, de mivel nekik a napi munkájukat is végezni kellett, sokszor becsukták a két szoba közötti ajtót, mert nem